PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASANA

PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASANA

1.      Pengertian Penghapusan 

·           Pengertian Penghapusan Menurut Beberapa Ahli

1.         Penghapusan Menurut ( Ibnu Syamsi )

Penghapusan (disposal) adalah penyingkiran barang – barang inventaris, karena tidak diperlukan / dipergunakan lagi.

2.         Penghapusan Menurut ( Lukas dan Rumsari )

Penghapusan barang adalah kegiatan pembebasan barang dari pertanggung jawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan.

3.         Penghapusan Menurut ( Keputusan Menkue No. 470 KMK.01 / 1994)

Penghapusan adalah keputusan dari pejabat yang berwenang untuk menghapus barang dari daftar investaris (Buku Inventaris) dengan tujuan membebaskan bendaharawan barang atau pembantu penguasa barang (PPBI)

4.         Penghapusan Menurut ( Permendagri No.17 Tahun 2007)

Penghapusan barang milik daerah adalah tindakan – tindakan penghapusan barang pengguna/kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris barang milik daerah.

·                    Pengertian Penghapusan Sarana Prasana Kantor

            Suatu kegiatan yang dilakukan untuk menghilangkan atau memusnahkan barang dari daftar inventaris sarpras kantor karena barang tidak layak pakai dan sudah tidak memiliki nilai gunas dimana biaya pemeliharaan dari sarpras kantor lebih besar dari biaya penghapusan sarpras kantor yang dilakukan oleh tim penghapusan / orang yang ditunjuk berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang memiliki tujuan umum untuk membebaskan ruang dari penumpukkan barang.

2.     Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana

            Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan memiliki tujuan :

1. Mencegah dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan

2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris

3. Membebaskan ruang dari penumpukan barang

4. Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja

3.     Syarat-syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana

a.   Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi

b.   Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan

c.   Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini

d.   Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan

e.   Penyusutan barang diluar kekuasaan pengurus

f.    Apabila dilakukan pebaikan, akan menelan biaya yang besar

g.   Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya    

      pemeliharaa

h.   Terjadi penyusutan diluar kekuasaan

i.    Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi

j.    Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang

k.   Musnah akibat bencana alam

l.    Merupakan kelebihan persediaan

m.  Hilang akibat pencurian

4.      Pelaksanaan Penghapusan Sarana dan Prasarana

            Pelaksanaan penghapusan barang inventaris di tiap instansi dari pusat sampai daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia Peneliti/Penghapusan barang inventaris, dengan keputusan Unit Utama masing-masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis.

            Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang inventaris tersebut.

5.     Jenis-jenis Penghapusan Sarana dan Prasarana

            Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan melalui pemusnahan.

            a. Penghapusan barang inventaris dengan lelang

            Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor Lelang negara.

            b. Penghapusan barang inventaris dengan pemusnahan

            Penghapusan barang inventaris dilakukan dengan memperhitungkan faktor-faktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu pemusnahan dibuat dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada atasan dengan menyebutkan barang-barang apa saja yang hendak disingkirkan.

            Prosesnya adalah sebagai berikut:

1.   Pembentukan panitia penghapusan oleh pimpinan Unit Utama

2.    Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barangyang dilakukan setiap tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan.

3.   Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus

4.   Panitia membuat berita acara

5.   Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai Surat Keputusan dengan disaksikan oleh pejabat pemerintah daerah setempat dan atau kepolisian, pemusnahannya dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan, tata cara pemusnahannya yaitu dengan cara dibakar, dikubur, dsb

6.   Menyampaikan berita acara ke atasan/ Menteri sehingga dikeluarkan keputusan penghapusan

7.   Jika barang itu dimusnahkan, pimpinan unit utama membentuk dan menugaskan panitia untuk melaksanakan pemusanahan yang harus disaksikan oleh Pemda setempat.

6.     Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana

a.     Penghapusan barang yang rusak/tua/berlebih

1.   Setiap pengurus membuat daftar barang inventaris yang akan diusulkan untuk dihapuskan kepada pejabat yang berwenang

2.   Pengurus menghimpun atau meletakkan barang yang akan diusulkan untuk dihapuskan tersebut pada tempat tertentu yang telah ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja.

3.   Pengurus mengusulkan penghapusannya kepada unit utamanya masing-masing di daerah tingkat I.

4.   Unit utama membentuk panitia penghapusan barang

5.   Panitia memeriksa barang yang diusulkan untuk dihapuskan oleh unit kerja dan panitia melaporkannya kepada pimpinan unit utama disertai dengan usul/ rekomendasi penyelesaiannya.

6.   Pimpinan unit utama meneliti barang yang diusulkan untuk dihapuskan

7.   Jika barang yang akan dihapuskan seperti barang tidak bergerak, biro perlengkapan akan meminta persetujuan/ izin tertulis dari menteri keuangan diteruskan kepada biro hukum dan dinas Depdiknas untuk dibuatkan surat keputusan (SK), di dalam SK tersebut terdapat cara penghapusannya seperti melalui lelang atau pemusnahan.

          b. Penghapusan barang yang hilang/dicuri/dirampok/diselewengkan

-     Pimpinan unit satuan kerja bertanggung jawab atas barang yang hilang melaporkan ke pimpinan unit dan kepolisian.

-     Pihak kepolisian diharapkan mengeluarkan berita acara pemeriksaan dalam waktu 3 bulan.

-     Hasil penyelidikan berisikan tentang kehilangan, barang tersebut bukan karena kelalaian petugas atau kehilangan yang disebabkan karena kelalaian petugas.

-     Pimpinan unit utama mengusulkan penghapusannya kepada menteri dilampiri berita acara dan bukti setoran hasil penjualan, mentri mengeluarkan surat keputusan (SK) penghapusannya.

-     Penghapusan dari daftar inventaris dilakukan setelah SK penghapusan dikeluarkan.

            c. Penghapusan barang karena bencana alam

            Tata caranya disamakan dengan penghapusan barang yang rusak/tua dengan tambahan SK dari Pemda yang menyatakan bahwa daerah tersebut telah terjadi bencana alam.

7.      Landasan Hukum

            Dalam pelaksanaan penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan hukum berwujud sebagai keputusan presiden, Keputusan Menteri, Instruksi presiden, Peraturan Pemerintah, Surat Edaran Menteri/dewan pengawas Keuangan, Undang-Undan Pembendaharaan Indonesia.

a.     Perubahan Status Hukum

            Perubahan status hukum adalah setiap tindakan hukum dari pemerintah daerah yang mengakibatkan terjadinya perubahan status hukum pemilikan atas barang. Perubahan status hukum barang disebabkan oleh tiga hal, yaitu:

1. Penghapusan barang

2. Penjualan barang

3. Tukar menukar

            b. Perubahan status hukum terhadap barang milik negara/ daerah

           

Pelaksanaannya dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku. Pada prinsipnya penjualan barang berdasarkan atas Peraturan Pemerintah tukar barang pada prinsipnya dapat dilaksanakan dengan dasar peraturan Menteri

 

Model Komunikasi

Pengertian Model

Model adalah representasi simbolik dari suatu benda, proses, sistem, atau gagasan. Model dapat berbentuk gambar-gambar grafis, verbal, atau matematikal. Perbedaan pokok antara teori dan model adalah: teori merupakan penjelasan, sementara model hanya merupakan representasi. Yang dimaksud model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi dengan komponen lainnya. Secara umum, model-model komunikasi dapat dibagi dalam lima kelompok. Kelompok pertama, disebut sebagai model-model dasar. Kelompok kedua menyangkut pengaruh personal, penyebaran dan dampak komunikasi masa terhadap perorangan. Kelompok ketiga meliputi model-model tentang efek komunikasi massa terhadap kebudayaan dan masyarakat. Kelompok keempat berisikan model-model yang memusatkan perhatian pada khalayak. Kelompok kelima mencakup model-model komunikasi tentang sistem, produksi, seleksi dan alur media massa.

 

Fungsi Model

Fungsi model ada tiga (3) yaitu :

1.        Melukiskan proses komunikasi.

2.        Menunjukkan hubungan visual.

3.        Membantu dalam menemukan dan memperbaiki kemacetan komunikasi.

 

Model S-R

Model ini adalah model komunikasi paling dasar. Model ini dipengaruhi oleh disiplin psikologi, khususnya yang beraliran bihavioristik. Komunikasi dianggap sebagainsuatu proses aksi-reaksi yang sangat sederhana. Ketika saya tersenyum pada Anda dan Anda membalas senyiman saya, itulah model S-R. Model ini mengasumsikan bahwa kata-kata verbal (lisan-tulisan), isyarat-isyarat non verbal, gambar-gambar, dan tindakan-tindakaj tertentu akan merangsang orang lain untuk memberikan respon dengan cara tertentu. Model ini mengabaikan adanya faktor manusia seperti sistem internal individu. Singkatnya model ini menganggap bahwa komunikasi itu bersifat statis.

Manusia selalu karena adanya stimulus atau rangsangan dari luar, bukan berdasarkan kehendak, keinginan atau kemauan bebasnya. Oleh karena itu, model ini kurang tepat kalau diterapkan pada proses komunikasi manusia. 

 

Model Aristoteles

Aristoteles adalah filosof Yunani, tokoh paling dini yang mengkaji komunikasi, yang intinya adalah persuasi Model Aristoteles adalah model yang paling klasik atau disebut juga model retoris. Oleh karena itu, model ini merupakan penggambaran dari komunikasi retoris, komunikasi publik atau pidato. Aristoteles adalah orang pertama yang merumuskan model komunikasi verbal pertama. Proses komunikasi terjadi ketika ada seorang pembicara berbicara kepada orang lain atau khalayak lain dala rangka merubah sikap mereka.

Aristoteles mengemukakan tiga unsur yang harus ada dalam proses komunikasi :

1.             Pembicara (speaker)

2.             Pesan (message)

3.             Pendengar (listener)

Menurut Aristoteles, persuasi dapat dicapai oleh :

1.             Siapa Anda (etos-kepercayaan anda)

2.             Apa argumen Anda (Logos-logika dalam pendapat Anda)

3.             Dengan memainkan emosi khalayak (pathos-emosi khalayak)

Salah satu kelemahan model ini adalah bahwa proses komunikasi dipandang sebagai suatu yang statis dan tidak mempedulikan saluran, umpan balik, efek, dan kendala-kendala. Disanping itu, model ini juga berfokus pada komunikasi yang disengaja (komunikator mempunyai keinginan secara sadar untuk merubah sikap orang lain)

 

Model Laswell

Model ini merupakan sebuah pandangan umum tentang komunikasi yang dikembangkan dari batasan ilmu polotik.

Who say what in which channel to whom with what effect ?

Laswell mengemukakan tiga fungsi komunikasi, yaitu :

1.             Pengawasan lingkungan,

2.             Korelasi berbagai bagian terpisah dalam masyarakat yang merespon lingkungan.

3.             Transmisi warisan sosial.

Model ini merupakan versi verbal dari model Shannon dan Weaver. Model ini melihat komunikasi sebagai transmisi pesan : Model ini mengungkapkan isu “efek” dan bukannya “makna”. Efek secara tak langsung menunjukkan adanya perubahan yang bisa diukur dan diamati pada penerima yang disebabkan unsur-unsur yang bisa diidentifikasi dalam prosesnya. Model ini lebih sesuai diterapkan pada kajian komunikasi massa.

 

Model Shannon dan Weaver

Model ini terdiri dari lima elemen :

a)   Information Source adalah yang memproduksi pesan.

b)   Transmitter yang menyandikan pesan dalam bentuk sinyal.

c)   Channel adalah saluran pesan.

d)   Receiver adalah pihak yang menguraikan atau mengkonstruksikan pesan dari sinyal.

e)   Destination adalah dimana pesan sampai.

Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Konsep-konsep lain yang merupakan andil Shannon dan Weaber adalah entropi dan redudansi. Model ini diterapkan pada konteks-konteks komunikasi lainnya seperti komunikasi antarpribadi, komunikasi publik atau komunikasi massa. Sayangnya, model ini juga memberikan gambaran yang parsial mengenai proses komunikasi.

 

Model Schramm

Menurut Schram komunikasi senantiasa membutuhkan setidaknya tiga unsur :

1.             Sumber, bisa berupa :

·                     Seorang individual berbicara, menulis, menggambar, bergerak.

·                     Sebuah organisasi komunikasi (koran, rumah produksi, televisi).

1.             Pesan, dapat berupa tinta dalam kertas, gelombang suara dalam udara, lambaian tangan, atau sinyal-sinyal lain yang memiliki makna.

2.             Sasaran, dapat berupa individu yang mendengarkan, melihat, membaca, anggota dari sebuah kelompok, mahasiswa dalam perkuliahan, khalayak massa, pembaca surat kabar, penonton televisi, dll.

Schramm melihat komunikasi sebagai usaha yang bertujuan untuk menciptakan commonness antara komunikator dan komunikan. Hal ini karena komunikasi berasal dari bahasa latin communis yang artinya sama.

Schramm mengenalkan konsep field of experience, yang menurut Schramm sangat berperan dalam menentukan apakah komunikasi diterima sebagaimana yang diinginkan oleh komunikan. Beliau menekankan bahwa tanpa adanya field of experience yang sama, hanya ada sedikit kesempatan bahwa suatu pesan akan diinterpretasikan dengan tepat. Dalam hal ini, model Schramm adalah pengembangan dari model Shannon dan Weaver. Schramm mengatakan bahwa pentingnya feedback adalah suatu cara untuk mengatasi masalah noise.

Pada model ini, Schramm percaya bahwa ketika komunikan memberikan umpan balik maka ia akan berada pada posisi komunikator (source).

 

Materi KD 3.15 Pengamanan dan Pemeliharaan Sarpras

Pengamanan dan Pemeliharaan Sarpras

A. PENGERTIAN

Pengamanan sarpras adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, dan proyek )

Pemeliharaan sarpras adalah kegiatan untuk melaksanakan penhurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk kegiatan secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan.

B. TUJUAN PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN SARPRAS

a.      untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan.

b.      untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.

c.       Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlikan melalui pengecekan secara rutin.

d.      Untuk menjamin keselamatan prang / siswa yang menggunakan peralatan tersebut.

C. MANFAAT PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN SARPRAS

1.      Barang – barang akan terpelihara dengan baik, sehingga jarang terjadi kerusakan.

2.      Memperpanjang umur barang (perlengkapan), sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

3.      Menghindari kehilangan karena terkontrol terus.

4.      Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.

5.      Dengan pemeliharaan, akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

D. PERBEDAAN PERAWATAN PREVENTIF DAN PERAWATAN KOREKTIF

·         Perawatan preventif (preventif maintenance) dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan – kerusakan yang tidal terduga dan menemukan kondisi / keadaan yang dapat menyebabkan peralatan / mesin mengalami kerusakan pada waktu digunakan dalam pekerjaan.

·         Perawatan korektif (breakdown maintenance) dilakukan setelah peralatan / mesin mengalami kerusakan / ketidaknormalan fungsi sehingga tidak dapat beroprerasi dengan baik.

E. PEMELIHARAAN MENURUT UKURAN WAKTU DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN DUA                  CARA YAITU:

a.      Pemeliharaan sehari – hari ini dapat dilakukan setiap hari (setiap akan/sesudah dipakai)

b.      Pemeliharaan berkala ini dapat dilakukan secara berkala / dalam jangka waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan (manual).

F. PEMELIHARAAN DALAM ASPEK HUKUM

a.      Pengurusan sertifikat kepemilikan tanah.

b.      Surat ijin mendirikan dan penggunaan barang bangunan.

c.       Pengurusan STNK dan BPKB pada kendaraan bermotor dan surat – surat lainnya.

G. PENGERTIAN PERAWATAN TERUS MENERUS

Perawatan terus menerus adalah pemeliharaan yang setiap kurun waktu tertentu. Misalnya harian, mingguan, bulanan, dan triwulan bahkan tahunan.

H. PENGERTIAN PEMELIHARAAN DARI SEGI PENGGUNAAN

Barang yang digunakan harus sesuai dengan fungsinya sehingga dapat mengurangi kerusakan pada barang tersebut.

I. TUJUAN DARI PERAWATAN BERKALA

Bertujuan untuk merawat sekaligus memperbaiki jika ada kerusakan agar sarana dan prasarana dapat berfungsi kembali sebagaimana meestinya. Kegiatan dapat dilakukan oleh warga sekolah sendiri tetapi untuk perbaikan dilakukan oleh orang diluar sekolah.

 

Inventarisasi Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai

Inventarisasi barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan menggunakan

• Buku Induk Barang Inventaris
• Buku Golongan Barang Inventaris
• Buku Catatan Barang Non Inventaris

Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan megnenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris.

Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor.

Barang-barang tidak habis pakai dicatat dalam buku Induk dan Golongan barang inventaris, sedangkan barang-barang habis pakai dicatat dalam Buku Catatan Barang Non inventaris.

Perhatikan format ketiga buku tersebut dibawah ini.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

buku induk barang inventaris

Petunjuk Pengisian

1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris.
3. Diisi sesuai dengan tabel klasifikasi kode barang inventaris.
4. Diisi sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah dibakukan.
5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya)
9. Disebutkan sumber perolehan barang, misalnya anggaran rutin, hibah, bantuan, buatan sendiri dan lain sebagainya.
10. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki (seperti: sertifikat tanah, akte jual beli, izin banguna, kontrak pemborong dan lain-lain) dan tanggal penyerahan atau perolehan barang.
11. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".
12. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang. 
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

buku golongan barang inventaris

Petunjuk Penggunaan.

1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk inventaris
3. Diisi sesuai tabel klasifikasi barang inventaris.
4. Diisi sesuai dengan istilah indonesia yang sudah dibukukan atau sesuai dengan nama barang yang disebut di dalam Buku Induk Barang Inventaris.
5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya)
9. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".
10. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang. 
11. Dalam lajur ini dicatat keterangan fungsi barang sebagai alat teknis pendidikan (misalnya alat praktek, alat penelitian percobaan dan sebagainya). Bagi unit kantor, dicatat tempat barang tersebut dipergunakan sebagai alat kantor.
12. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

buku catatan barang non inventaris

Petunjuk Pengisian:

1. Diisi dengan nomor menurut rutan pembukuan barang non inventaris kedalam buku catatan barang non inventaris berdasarkan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nama barang sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah umum.
3. Diisi dengan nomor kartu stock yang diberikan kepada barang yang sudah dibukukan.
4. Diisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya, yang dapat memperjelas ciri khusus dari barang yang dibukukan.
5. Diisi dengan jumlah barang non inventaris yang dibukukan.
6. Diisi dengan sebutan yang berlaku.
7. Diisi dengan tahun pembuatan barang non inventaris yang dibukukan.
8. Diisi dengan sumber perolehan barang.
9. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki dan diisi sesuai tanggal bukti penyerahan barang non inventaris.
10. Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu dibukukan misalnya "Baik", "Rusak".
11. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang
12. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang.
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Materi Semester Gasal Kelas XII

Ruang Lingkup Protokol :

-         Definisi Protokol

-         Azas Keprotokolan

-         Tujuan Protokol

-         Peran Keprotokolan

-         Unsur Protokol

-         Tugas dan Fungsi Protokol

-         Syarat Petugas Protokol

-         Sumber Protokol

-         Aturan Keprotokolan

-         Ruang Lingkup Tugas Protokol

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1.      Azas kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2.      Azas ketertiban dan kepastian hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.

3.      Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.

4.      Azas timbal balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

     5.    Azas Keagamaan

           

    

TUJUAN KEPROTOKOLAN

-         Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

-         Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

-         Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai

-         Membuat kegiatan lebih berkesan

-         Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat

-         Membuat kegiatan lebih menarik

PERAN KEPROTOKOLAN

-         Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

-         Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta aman.

-         Penentu keberhasilan suatu acara

-         Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

-         Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN

-         Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

-         Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

-         Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

-         Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler

2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan

3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler

4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya

5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.

6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

FUNGSI PROTOKOL

1. Fungsi Perencanaan

     Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2. Fungsi Pengorganisasian

     Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3. Fungsi Penggerakan

     Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4. Fungsi Pengawasan

     Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5. Fungsi Pengkkordinasian

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS PROTOKOL

-          Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain. -          Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks secara terstruktur

-          Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan -          Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

-          Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik

-          Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain

-          Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau perusahaan

-          Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan.

-          Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi lebih maju.

 

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

            Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik

6. Mampu berpenampilan yang baik

7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 

ATURAN PROTOKOL

          Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat

1. Peraturan tentang Keprotokolan

     a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

     b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

     c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara     dan tata penghormatan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

     a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

     b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

     c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

     d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

     e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

     f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

     g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

     h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

     i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

     j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah

     k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

     l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.

 

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

-          Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

-          Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

-          Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

-          Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

-          Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

-          Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

-          Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

-          Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

-          Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi