MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Materi Semester Gasal Kelas XII

Ruang Lingkup Protokol :

-         Definisi Protokol

-         Azas Keprotokolan

-         Tujuan Protokol

-         Peran Keprotokolan

-         Unsur Protokol

-         Tugas dan Fungsi Protokol

-         Syarat Petugas Protokol

-         Sumber Protokol

-         Aturan Keprotokolan

-         Ruang Lingkup Tugas Protokol

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1.      Azas kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2.      Azas ketertiban dan kepastian hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.

3.      Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.

4.      Azas timbal balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

     5.    Azas Keagamaan

           

    

TUJUAN KEPROTOKOLAN

-         Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

-         Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

-         Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai

-         Membuat kegiatan lebih berkesan

-         Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat

-         Membuat kegiatan lebih menarik

PERAN KEPROTOKOLAN

-         Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

-         Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta aman.

-         Penentu keberhasilan suatu acara

-         Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

-         Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN

-         Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

-         Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

-         Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

-         Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler

2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan

3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler

4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya

5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.

6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

FUNGSI PROTOKOL

1. Fungsi Perencanaan

     Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2. Fungsi Pengorganisasian

     Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3. Fungsi Penggerakan

     Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4. Fungsi Pengawasan

     Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5. Fungsi Pengkkordinasian

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS PROTOKOL

-          Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain. -          Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks secara terstruktur

-          Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan -          Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

-          Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik

-          Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain

-          Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau perusahaan

-          Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan.

-          Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi lebih maju.

 

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

            Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik

6. Mampu berpenampilan yang baik

7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 

ATURAN PROTOKOL

          Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat

1. Peraturan tentang Keprotokolan

     a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

     b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

     c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara     dan tata penghormatan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

     a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

     b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

     c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

     d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

     e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

     f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

     g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

     h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

     i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

     j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah

     k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

     l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.

 

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

-          Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

-          Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

-          Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

-          Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

-          Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

-          Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

-          Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

-          Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

-          Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi