A. Pengertian Pengadaan
Menurut gunawan, (1996:135) mengatakan bahwa pengadaan sarana dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.
Sedangkan menurut daryanto, (2001:51) bahwa prasarana berdasarkan etimologi berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.
Menurut Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana prasarana yang dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan dapat memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap.
Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa pemerintahan yakni menyatakan “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa”.
1. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan adalah pengadaan sarana prasarana pendidikan. Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di suatu sekolah menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan pendidikan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua pengadaan perlengkapan sekolah itu selalu sesuai dengan pemenuhan kebutuhan di sekolah.
2. Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Kebutuhan akan sarana dan prasarana di sekolah haruslah direncanakan. Sebagai manajer pendidikan, kepala sekolah haruslah mempunyai proyeksi kebutuhan sarana dan prasarana untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Proyeksi kebutuhan akan sarana dan prasana sekolah dibuat dengan mempertimbangkan dua aspek, ialah kebutuhan aspek pendidikan di satu pihak dan kemampuan sekolah di pihak lain.
Sarana dan prasarana yang berupa gedung, sangat bagus kalau dibuat maketnya, agar dapat diproyeksikan arah pengembangannya. Arah pengembangan tersebut, tentu sejalan dengan proyeksi kebutuhan di masa yang akan datang. Guna memproyeksikan kebutuhan sarana dan prasarana sekolah di masa yang akan datang, data tentang perkembangan peserta didik, data tentang kebutuhan layanan pendidikan terhadap mereka, data tentang kebutuhan berbagai macam ruangan baik untuk teori maupun praktik, haruslah dapat di identifikasi. Dengan menggunakan analisis regresi, proyeksi kebutuhan 5 tahun, 10 tahun dan 25 tahun kedepan akan dibuat.
Imron dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan bahwa ada sejumlah langkah-langkah perencanaaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah sebagai berikut :
o Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
o Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
o Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.
o Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urg ensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar
o Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
o Menetapan rencana pengadaan akhir.
Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah harus diperhatikan hal-hal berikut:
a. Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan karena barang-barang yang tidak tepat akan menjadi sumber pemborosan.
b. Kesesuaian dengan jumlah dan tidak terlalu berlebihan dan kekurangan.
c. Mutu yang selalu baik agar dapat dipergunakan secara efektif
d. Jenis alat atau berang yang diperlukan harus tepat dan dapat meningkatkan efesiensi kerja
Dengan demikian diperlukan sistem informasi dan koordinasi yang baik antara tugas perencana dan petugas pengadaan melalui koordinasi pimpinan.
3. Karakteristik Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah
Berdasarkan uraian tentang prosedur perencanaan pengadaan di atas dapat di tegaskan bahwa perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham, melainkan upaya memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang akan datang dan bagaimana pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan realistis tentang kondisi sekolah.
Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki, dana yang tersedia, dan harga pasar.
Dalam hubungannya dengan program pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum sekolah, metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.
Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu sebagai berikut :
o Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
o Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.
o Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan perlengkapan sekolah.
- Prinsip- Prinsip Pengadaan
Dalam rangka pengadaan atau memilih dan pemeliharaan alat-alat atau perlengkapan sekolah sebagai satuan pendidikan merupakan tanggung jawab dari pemimpin sekolah atau kepala sekolah. Maka kepala sekolah itu harus mampu untuk mengetahui bukan saja ilmu yang berkenaan dengan prinsip-prinsip gedung serta mempunyai ilmu yang cukup banyak berkenaan dengan alat-alat atau perkakas kantor baik itu kursi, meja, bangku dan lain sebagainya. Menyangkut akan adanya prinsip dalam pengadaan ini yang harus dipahami oleh pemimpin pendidikan serta dijadikan pedoman yakni sebagai berikut :
1. Bahwa semua orang yang ikut menggunakan secara teratur mengenai peralatan tersebut haruslah dilibatkan dalam proses pemilihan ( pengadaan ).
2. Peralatan sekolah hendaknya serasi dengan interest kebutuhan dan kematangan anak. Peralatan tersebut haruslah mudah dipindahkan dan mudah diatur.
3. Ukuran peralatan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan murid, maka disini dalam rangka pengadaan peralatan sekolah dibuat berbeda-beda setiap kelas sehingga dapat disesuaikan dengan peradabaan besar kecilnya anak.
4. Lebih baik yang bervariasi maksudnya peralatan ini bentuk dan ukurannya berbeda sehingga lebih menarik dan mudah disesuaikan dengan kenpentingan kelas tersebut.
5. Semua kelas hendaknya tidak diberi peralatan yang sama persis. Maka semakin berbeda tingkatnya maka berbeda pula tentang peralatannya ( misanya untuk Sekolah Dasar berbeda dengan Sekola Menengah Pertama.
6. Kemungkinan dengan peralatan yang akan dibeli harsulah perhatian Hendra dan Wasty (1982)
Disamping itu ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses pengadaan ini yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip :
a. efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c. terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
d. transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya;
e. adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;
f. akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.
Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Harus betul-betul merupakan proses intelektual;
b. Di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi sekolah;
c. Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;
d. Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek, dan harganya.
- Jenis-jenis pengadaan sarana dan prasarana
Sahertian, (1994:174-176) menambahkan bahwa diperlukan pula tata cara pengadaan barang bergerak dan tidak bergerak, yaitu:
1. Perencanaan pengadaan barang bergerak
a. Barang-barang habis pakai
1) Menyusun daftar pertanyaan berdasarkan analisis kebutuhan
2) Menyusun perkiraan biaya pengadaan barang setiap bulan.
3) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana truiwulan/ rencana tahunan.
b. Barang-barang tak habis pakai
1. Menganalisa dan menyusun daftar keperluan barang sesuai dengan rencana kegiatan sekolah sambil memperhatikan barang-barang yang masih ada dan sudah dipakai.
2. Memperkirakan biaya/ harga barang yang direncanakan berdasarkan standar yang telah ditentukan.
3. Menetapkan skala prioritas pengadaannya berdasarkan dana yang tersedia mengenai kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahuanan.
2. Barang tak bergerak
A. Tanah
· Menyusun rencana pengadaan tanah (lokasi luasnya) berdasarkan analisis kebutuhan
· Mengadakan survey penentuan lokasi tanah dengan maksud dan memperhatikan tata kota
· Mengadakan survey tentang adanya fasilitas keperluan sekolah, seperti jalan, listrik, air, telepon, transpor, jalan raya.
· Mengadakan survey harga tanah dilokasi yang ditentukan untuk penyusunan pengajuan rencana anggaran yang diperlukan
· Mengajukan rencana anggaran pada satuan organisasi baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil dan survey.
B. Bangunan
· Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang direncanakan meliputi struktur organisasi dari sekolah yang mengunakan jumlah pemakai (guru, siswa dan lain-lain) dan jumlah alat-alat atau perabot yang ditempatkan.
· Mengadakan perhitungan luas bangunan berdasarkan kebutuhan dan disusun atas dasar data survey
· Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku didaerah yang bersangkutan,
· Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya sesuai rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.
Sahertian (1994:177) mengatakan bahwa dari segi asal datangnya barang maka jenis pengadaan ada dua, yaitu:
1. Pengadaan dalam negeri, dapat dilakukan dengan cara:
· Tener yaitu pengadaan barang yang dilakukan diantara supplier atau rekan yang bergerak dibidangnya secara kompetitif.
· Pebandingan penawaran yaitu cara pengadaan barang dilakukan dengan mengadakan perbandingan penawaran diantara rekanan yang lulus prakualifikasi
· Pmbelian langsung yaitu pembelian yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang jumlahnya kecil. Cara pembelian yang tepat adalah dengan membandingkan diantara pemasok untuk memperoleh bahan yang sama dengan harga yang lebih murah.
2. Pegadaan luar negeri (bersifat impor) yang diselenggarakan pemerintah.
Menurut Syahril (2009:40-44) adapun jenis sarana-prasarana yang akan diadakan dan akan dipenuhi oleh Suatu sekolah ataupun satuan pendidikan yakni sebagai berikut :
1. Pengadaan tanah
Tanah berkedudukan sebagai saran prasarana yang diperlukan pemerintah dapat dilakukan dengan cara pembelian, penerimaan hibah, menerima hak dan menukar. Berikut penjelasannya:
· Membeli, yakni memindahkan atau suatu kegiatan pengalihan kepemillikan tanah dari seseorang atau pihak pertama kepada orang lain atau pihak lain dengan cara bertransaksi menukar tanah ( barang ) dengan sejumlah uang ( harga ). Dalam pembelian tanah atau membeli sarana prasarana tanah harus dilakukan beberapa analisa pertimbangan misalnya tanah yang akan dibeli bebas dari sengketa, bebas banjir, aman dan yaman , serta letak startegis dan mudah dijangkau. Dalam melakukan pengadaan tanah ada beberapa hal yang dilakukan yakni membentuk panitia pengadaan, melakukan pembebasan tanah, pengurusan akte jual beli, pembayaran, dan pengurusan sertifikat.
· Penerimaan hibah, yakni melakukan pengalihan atau pemindahan kepemilikan antara sesorang kepada orang lain atau antara satu pihak kepada pihak lainnya tanpa pergantian atau transaksi pertukaran barang dan uang. Agar tidak terjadi masalah dikemudian hari maka dilakukan oleh notaris PPAT akte serah terima hibah atau berita cara penyerahan hibah dan dilanjutkan dengan pengurusan sertifikat.
· Menerima hak memakai yakni pengalihan penggunaan tanah dari seseorang kepada orang lain dalam jangka waktu tertentu tanpa memberikan imbalan tertentu. Untuk menanggulangi terjadinya masalah dikemudian hari maka dalam menerima hak memakai ini harus disertai dengan berita acara dan perjanjian yang disepakati bersama dan disetujui atau diketahui oleh pejabat yang berwenang.
· Penukaran tanah ( barang ), meliputi pengaliahan tanah dari satu pihak ke pihak yang lain dengan memberikan pergantian yang seimbang, beedasarkan kesepakatan yang dilakukan sesuai dengan aturan dna prosedur yang berlaku.
2. Pengadaan bangunan
Pengadaan bangunan untuk pelaksanaan kegiatan dapat dialksanakan melalui berbagai macam cara yaitu :
· Membangun baru meliputi mempengaruhi, memperluas, dan mengubah dengan cara membongkar seluruh bangunan atau sebagian termasuk menyiapkan tanah dan sarana penunjang lainnya.
· Membelikan bangunan yang sudah jadi pada dasarnya tidak diperbolehkan, tetapi dalam hal –hal yang luar biasa dapat saja dilakukan dengan syarat telah ada persetujuan dari mentri dan dana sudah ada
· Menyewa bangunan seperti untuk keperluan sekolah, kantor dan sebagainya diperbolehkan asal telah mendapat persetujuan dari penjabat yang berwenang dan bangunan tersebut memenuhi persyaratan sesuai dengan peruntukannya.bangunan sekolah milik swasta yang dulunya pernah mendapat subsidi bangunan dari pemerintah, apabila dipakai oleh sekolah negeri tidak perlu di bayar sewanya,tetapi pemakai wajib memelihara bangunan itu sebagai mana mestinya.
· Menerima hibah bangunan dapat saja di terima baik dari pemerintah maupun dari pihak swasta asal itu dianggap lebih menguntungkan,serah terima dilakukan dngan akte notaris.
· Menukar banguanan dapat saja dilakukan seperti bangunan yang tidak dapat memenuhi fungsinya lagi karena lokasinya terlalu ramai, jauh dan tanahnya terlalu sempit sehingga tidak dapat dikembangkan sesuai dengan keperluan,dapat saja ditukar asalakan di anggap lebih menguntungkan
3. Pengadaan perabot
Perabot dalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk,tempat menulis ,tempat istirahat,tempat penyimpanan alat-alat dan apatau bahan, sepeti meja,kursi,almari,rak, filing cabinet dan sebagainya dan sebagainya, dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat sendiri dan menerima bantuan. Pembelian dapat dilakukan terhadap barang yang sudah jadi atau barang yang belum dan pembelian dapat dilakukan melalui lelang, pemilihan maupun penunjukan langsng sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengadaan yang biasa dilakukan dengan jalan membuat sendiri biasanya dilakukan untuk kegiatan pembelajaran praktek dengan mempertimbangkan faktor biaya yang tersedia, tenaga yang diperlukan dan peralatan yang dibutuhkan. Lain halnya dengan pangadaan dengan cara menerima bantuan (hibah) dari pemerintahan, swasta, masyarakat maupun perorangan dan dilengkapi surat-suarat tertentu. .
Dalam pengadaan perabot sekolah, maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan seperti segi antropometri, ergonomi. Estetika, dan segi ekonomis.
ü Antropometri, artinya pengadaan perabot dengan memperhitungkan tinggi badan atau ukuran penggal-penggal tubuh pemakai (misalnya siswa dan tenaga kependidikan lainnya).
ü Ergonomis, maksudnya perabot yang akan diadakan tersebut memperhatikan segi kenyamanan, kesehatan, dan keamanan pemakai,
ü Estetis, yaitu perabot tersebut hendaknya menyenangkan untuk dipakai karena bentuk dan warnanya menarik.
ü Ekonomis, maksudnya perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi merupakn transformasi wujud efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan pendayagunaannya.
4. Pengadaan Buku
Yang dimaksud dengan buku disini ialah buku pelajaran, buku bacaan, buku perpustakaan dan buku-buku lainnya. Buku yang dapat dipakai oleh sekolah meliputi buku teks utama, buku teks pelengkap, buku bacaan baik fiksi maupun non fiksi, buku sumber dan sebagainya. Tentang jenis-jenis buku harus mengacu pada standar di atas yang antara lain meliputi:
- Buku teks utama adalah buku pokok yang menjadi pegangan guru dan murid yang subtansinya mengacu pada kurikulum yang berlaku.
- Buku teks pelengkap adalah buku yang sifatnya membantu atau merupakan tambahan buku teks utama yang digunakan oleh murid dan guru yang seluruh isinya menunjang kurikilum.
- Buku bacaan non fiksi adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan fakta atau kenyataan. Pada umumnya buku bacaan non fiksi menunjang salah satu bidang studi. Sistematika penyusunannya tidak seperti buku teks pelengkap tetapi disajikan secara populer.
- Buku bacaan fiksi adalah buku bacaan yang ditulis tidakberdasarkan fakta atau kenyataan, melainkan berdasarkankhayalan penulis. Isi buku bacaan fiksi biasanya berbentuk cerita yang tidak benar-benar terjadi.
Untuk pengadaan buku dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu:
a. Membeli
b. Menerbitkan sendiri
c. Menerima bantuan/hadiah
d. Menukar.
Dalam hal ini yang biasa dilakukan oleh sekolah adalah membeli dan menerima bantuan/hibah. Sebab jika menerbitkan sendiri akan sangat membutuhkan waktu yang lama, sedangkan jika menukar tidak semua materi akan sesuai dengan materi yang diajarkan atau dengan kurikulum.
Alat yang dimaksud dalam hal ini terdiri atas alat-alat kantor dan alat-alat pendidikan. Adapun yang termasuk alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakan di kantor seperti: mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, komputer, alat-alat pembersih dan sebagainya.
D. Tata Cara Pengadaan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan tersebut adalah sebagai berikut. Tata cara dalam melakukan pengadaan sarana prasarana sekolah itu ada beberapa cara yakni sebagai berikut :
1. Pembelian ( membeli )
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam pengalihan barang dari seseorang kepada orang lain atau antara satu pihak satu kepada pihak lain dengan menukarkan barang dengan sejumlah uang. Dalam melakukan transaksi tersebut baik itu penukaran menggunakan uang yang bersumber dari Anggaran pendapatn dan belanja negara ( APBN ) dan Anggaran pendapatan belanja daerah ( APBN ) diatur oleh Kepres No.80 tahun 2003 dan disempurnakan dalam Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2012. Kepres pembelian yaitu melalui lelang ( tender ), pemilihan langsung, pertunjukan langsung, dan pengadaan langsung contohnya tentang lelang Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas, Pelelangan Sederhana, Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung, atau Kontes (Pepres No. 70 tahun 2012).
Pembelian melalui lelang (umum dan terbatas) dilakukan untuk pengadaan barang yang nilainya diatas 100 juta, lelang umum yaitu metode pemilihan penyediaan barang dan jasa dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara sekurang-kurangnya di satu surat kabar nasional atau satu surat kabar provinsi, sedangkan lelang terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbatas dengan pengumuman secara luas sekurang-kurangnya disatu surat kabar nasional dan atau surat kabar provinsi dengan mencantumkan penyedia barang dan jasa yang telah diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang dan jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi.
Pembelian melalui pemilihan langsung dilakukan bila pengadaan melalui lelang dianggap tidak efesien dari segi pembiayaan dan dilakukan untuk pengadaan yang nilainya antara 50 sampai 100 juta. Pembelian melalui penunjukan langsung dilakukan dalam keadaan tertentu seperti dalam keadaan darurat untuk pertahanan, keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaanya tidak dapat ditunda-tunda atau bencana alam, rahasia serta untuk pekerjaan skala kecil nilainya antara i5 sampai 50 juta.
Pembelian langsung dilakuakan secara langsung oleh intansi yang membutuhkan barang dan nilai pengadaannya sangat kecil yaitu dibawah 15 juta. Proses dan prosedur pengadaan dengan cara pembelian harus sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan pemerintah.
khusus untuk pengadaan dengan cara pembelian melalui lelang harus mengikuti prosedur berikut ini:
a) Pembentukan panitia lelang yang dilakukan oleh instansi yang akan mengadakan barang. Panitia lelang haruslah orang yang betul-betul memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan dan hukum perjanjian/kontrak. Masa kerja panitia mulai dari masa persiapan sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh pemeriksa internal/eksternal (informal). Tugas panitia antara lain, menyususn jadwal, dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan, menyusun, dan menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), menyiapkan dokumen lelang, mengumumkan pengadaan, mengadakan penjelasan lelang, melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran, mengusulkan calon pemenang lelang, membuat laporan proses dan hasil pelelangan.
b) Penyusunan dokumen lelang oleh panitia yang bercirikan antara lain, syarat umum (keterangan mengenai pembagian tugas, keterangan mengenai perencana, keterangan mengenai direksi, syarat-syarat peserta lelang, bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya), syarat administratif (jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, tanggal penyerahan pekerjaan, syarat pembayaran, denda keterlambatan, besar jaminan pelanggan dan pelaksanaan pekerjaan), syarat teknis (jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan, jenis dan mutu bahan), spesifikasi teknis dan gambar (detail dan konstruktif).
c) Pengumuman pengambilan dokumen lelang yang dilakukan melalui media resmi, surat kabar kabupaten/kota untuk paket kecil atau papan pengumuman resmi dan surat kabar provinsi atau nasional untuk pekerjaan paket besar.
d) Undangan pemberian penjelasan (Aanwijzing) kepada peserta lelang yang dilakukan oleh panitia lelang pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan.
e) Penyusunan kriteria penilaian untuk menetukan atau menetapkan calon pemenang lelang
f) Pelaksanaan kegiatan lelang dengan cara memasukan penawaran pada waktu, tempat dan prosedur yang ditetapkan (metode dua sampul dan metode dua tahap)
g) Pelaksanaan penilaian terhadap dokumen penawaran yang dimasukan oleh peserta lelang.
h) Penentuan calon pemenang lelang oleh panitia lelang dan penunjukkan pemenang lelang oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
i) Pengumuman dan penetapan pemenang lelang oleh panitia lelang.
j) Penetapan surat pesanan/membutuhkan barang dengan pihak pemenang lelang.
k) .Pembuatan dan penandatanganan surat perjanjian atau kontrak kerja antara pihak yang mengadakan barang dengan pihak pemenang lelang.
1. Penyiapan berita acara pemeriksa dan oenerimaan barang (serah terima pemenang lelang)
2. Pembuatan Sendiri
3. Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau pegawai. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang lain. Pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana pendidikan yang sifatnya sederhana dan murah, misalnya alat-alat peraga yang dibuat oleh guru atau murid.
4. Penerimaan Hibah atau Bantuan
Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain. Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.
5. Penyewaan
Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.
6. Pinjaman
Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan sekolah berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus mempertimbangkan citra baik sekolah yang bersangkutan
7. Pendaurulangan
Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan sekolah.
8. Penukaran
Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan sarana dan prasarana jenis ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan sarana/prasarana yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
9. Perbaikan atau Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit sarana dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen sarana dan prasarana yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan atau difungsikan.
Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:
a. Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
b. Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c. Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
d. Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.
e. Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.
A. Pengertian Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor
Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana.
B. Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor
Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor :
1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
C. Tips atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik
Membeli alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama berbelanja. Namun yang membedakan adalah barang yang mesti dibeli adalah alat kantor itu sendiri. Kelihatannya memang mudah, namanya juga shopping! Tetapi ternyata tidak demikian yang terjadi. Para pegawai sering mengeluh kalau harus membeli dan berbelanja alat kantor tentang apa yang harus dibeli, berapa banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling penting adalah dimana membeli alat kantor yang terbaik
Dari sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual produk dari berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus melakukan riset dan pencarian serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi juga sesuai dengan harga.
Yang pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli tetapi harus melakukannya dengan perlahan dan bertahap agar alat kantor yang anda beli akan sesuai dengan harga dan merupakan yang terbaik. Jika tidak, maka alat kantor yang dibeli hanya akan menghabiskan uang sementara tidak bisa digunakan sehingga harus disimpan didalam gudang sepanjang tahun.
Oleh karena itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik. Begitupun jika toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan brosur yang mengkilat dan tokonya yang mewah bukan jaminan anda akan mendapatkan harga terbaik untuk alat tulis kantor terbaik.
D. Berikut tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :
1. Ceklis alat kantor apa yang mau anda belli
Ketika anda berada dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat mudah namun anda akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor. Dengan adanya banyak pilihan dan fitur, hal ini akan membuat anda merasa bahwa alat kantor tersebut benar-benar dibutuhkan padahal tidak. Oleh karena itu, buatlah catatan alat kantor apa yang akan anda beli agar anda lebih mudah ketika berbelanja.
2. Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna
Apa alasan anda harus membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan kepada boss ataupun pegawai lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering dipakai atau malah disimpan. Sebagai contoh mudah adalah jika kantor anda hanya sering melakukan printing bahan cukup dengan menggunakan printer, maka mesin fotocopy tidak diperlukan untuk dibeli.
3. Pilihlah teman berbelanja anda
Sama halnya ketika anda berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman belanja seorang shopaholic hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian, anda hanya akan terpaku pada diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas barang. Dilain pihak, anda akan membeli alat kantor yang mewah padahal sebenarnya tidak diperlukan.
4. Perhatikan timing dalam membeli alat kantor
Jika ingin mendapakan diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang terbaik, sebaiknya pilihlah waktu akhir tahun.
5. Mencari toko alat kantor
Anda bisa melakukan pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada didaerah anda yang memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa membuat dafar nama-nama toko alat kantor tujuan anda.
6. Perhatikan penawaran dari supplier sendiri
Apakah ada garansi yang diberikan pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli produk alat kantor tersebut karena ada jaminannya.
Sebenarnya tidak sulit untuk tips membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor anda, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Anda bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat anda bekerja
E. Karakteristik Barang Perbekalan (Office Supplies) yang Baik
Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor yang, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.
