Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA

KOMPETENSI DASAR

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana 4.10Membuat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

3.10.1 Menjelaskan analisa perencanaan kebutuhan             3.10.2 Menguraikan jenis-jenis analisa kebutuhan             3.10.3 Menjelaskan pengusulan sarana dan prasarana             3.10.4 Mengidentifikasi bentuk-bentuk formulir rencana kebutuhan             4.10.1 Melakukan identifikasi kebutuhan sarana prasarana 4.10.2   Membuat perencanaan kebutuhian sarana prasarana 4.10.3   Membuat dokumen perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana dengan menggunakan komputer dengan tepat sesuai ketentuan

1. Analisa Perencanaan Kebutuhan

Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

 Analisa rencana kebutuhan merupakan salah satu mata rantai dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana yang tidak dapat dipisah-pisahkan hubungannya antara proses yang satu dengan proses yang lain.   Analisa perencanaan kebutuhan berawal dari kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh unit pemakai/pengguna (user), kemudian berdasarkan daftar inventarisasi tersebut unit organisasi  merencanakan macam dan jenis sarana apa yang dibutuhkan. 

Beberapa pertimbangan dalam kegiatan analisa perencanaan kebutuhan adalah harus selalu memperhatikan permasalahan yang berhubungan dengan:

a. Klasifikasi alat/sarana prasarana yang dibutuhkan.

b. Spesifikasi alat/sarana prasarana.

c. Dimana/lokasi mana alat/sarana prasarana akan digunakan.

d. Siapa yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.

e. Kapan alat/sarana prasarana akan digunakan.

f. Berapa jumlah/volumenya. 

Analisa rencana kebutuhan guna menunjang kelancaran proses dan pelaksanaan terhadap semua kebutuhan yang diperlukan sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas lembaga/pembelajaran, dapat kelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:

1) Barang tidak bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang tidak bergerak. 

2) Barang bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang bergerak.  

3) Hewan, barang yang termasuk hewan.  

4) Barang persediaan, adalah barang-barang baik yang bersifat tahan lama atau habis pakai yang keberadaannya untuk bahan pengganti jika peralatan yang berupa unit mengalami kerusakan sebagian komponennya, seperti; mouse, keyboard, external hardisct, lampu LCD, ban kendaraan, dll.

2. Jenis-Jenis Analisa Kebutuhan

Analisa kebutuhan sarana prasarana/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi dua, yaitu analisa kebutuhan kualitatif dan analisa kebutuhan kuantitatif. 

a. Analisa kebutuhan kualitatif

Analisa kebutuhan kualitatif pada dasarnya adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu.  .

Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:

1) Sarana/perlengkapan apa saja yang masih ada?  

2) Bagaimana kondisinya?  

3) Sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba di lokasi?  

b. Analisa kebutuhan kuantitatif

Analisa kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu. Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:

1) Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya?

2) Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?

3) Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?

Langkah-langkah analisia kebutuhan kuantitatif  adalah:

1) Untuk kebutuhan perabot, perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur     organisasi yang ada.
2) Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu diketahui sedikit banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan periode waktu tertentu.
3) Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor)perlu diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu ekstra, (waktu ekstra adalah waktu diluar jam istirahat tetap)
4) Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku sehingga menggangu proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.
5) Cara pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat diterapkan pada permasalahan ini dengan memperhatikan syarat-syarat atau faktor-faktor sebagai berikut:

a) Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).

b) Biaya setiap kali mengadakan pesanan

c) Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.   

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

l Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

l Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :

1. Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.

2. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.

3. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

l Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:

1. Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.

2. Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

3. Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.

4. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.

5. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

l Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

 

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a.        Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1.     Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2.     Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3.     Menyusun rencana pengadaan barang

  

b. Barang tak habis pakai

1. Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2. Memperkirakan biaya perlengkapan

3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4. Menyusun rencana pengadaan tahunan

 

c. Barang tidak bergerak

1)  Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a)   Menyusun rencana pengadaan tanah

b)   Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c)   Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d)   Mengadakan survei harga dilokasi

e)  Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2)  Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a)   Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b)   Mengadakan perhitungan luas bangunan

c)   Menyusun rencana anggaran biaya

d)  Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

 

3. Pengusulan Sarana Prasarana

Pengusulan alat/sarana prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing unit organisasi yang didukung dengan data yang lengkap dan detail dan dituangkan dalam format-format yang telah dibakukan agar memudahkan bagian pengadaan yang akan melakukan proses pembeliannya. Prosedur pengusulan sarana dan prasarana

Usulan kebutuhan sarana dan prasarana adalah kegiatan-kegiatan dan usaha yang dilakukan oleh satuan kerja untuk merumuskan suatu kebutuhan sarana dan prasarana berdasarkan dan berpedoman pada hal-hal sbagai berikut:

1) Usulan disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi yang akan menggunakan barang tersebut.

2) Usulan disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian yang ada.

3) Usulan disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang yang masih ada dan yang masih dapat digunakan.

a. Dasar pemikiran.Dasar pemikiran diadakan rencana usulan kebutuhan adalah:

1) Untuk meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok pegawai.

2) Untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai.

3) Untuk standar kerja yang baku.

4) Untuk memperoleh kualitas barang sesuai dengan aspek penggunaannya.

5) Untuk menghindari pemborosan.

b. Usulan berdasarkan pada macam dan jenis barang.

Kepala satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan perlengkapan atau sarana dan prasarana pendukung kerja, senantiasa harus berdasarkan standar baku yang telah ditetapkan. Standar baku ini dimaksudkan untuk: 

1) Memperoleh kepastian dan kebenaran sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

2) Memperoleh kepastian mutu/kualitas sarana dan prasarana yang bibutuhkan.

3) Memperoleh kepastian jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

4) Memperoleh standardisasi dan normalisasi terhadap sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Memudahkan bagian pengadaan/pembelian dalam proses pembelian.

c. Usulan rencana kebutuhan harus disusun sesuai dan berdasarkan pada pengelompokan barang/sarana dan prasarana. 

d. Proses penyusunan untuk barang bergerak dan tidak bergerak.

1) Barang bergerak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan dan penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

a) Dibuatkan daftar penyusunan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan masing-masing satuan kerja yang mengusulkan berdasarkan frekuensi/volume dan kecepatan penggunaannya.

b) Dibuatkan daftar perkiraan biaya dan harga perkiraan untuk pengadaan barang setiap periodenya.

c) Daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

2) Barang tidak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan, perawatannya atau pemeliharaannya, dan   penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

1) Dianalisa dengan tepat penggunaannya, dibuatkan susunan usulan perlengkapan sarana dan prasarana yang disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan kerja/organisasi dengan memperhatikan peralatan/sarana dan prasarana yang masih ada dan masih dapat digunakan dalam batas-batas efisiensi.

2) Dibuatkan daftar perkiraan biaya penyimpanan dan biaya pemeliharaan.

3) Disipkan daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

3) Barang tidak bergerak, dapat berupa tanah dan bangunan, pengusulannya dapat dirinci antara lain sebagai berikut:

Tanah;

a) Kepastian lokasi dan luasnya dan pengusulannya senantiasa sesuai dengan efektifitas penggunaan.

b) Dicermati tentang perencanaan tata kota (panologi) setempat.

c) Kepastian nilai atau harga tanah.

d) Diusulkan kepada satuan pengadaan lengkap dengan data yang syah dan akurat.

Bagunan, informasi yang diperlukan meliputi:

a) Fungsi bangunan/ruangan yang diusulkan.

b) Struktur organisasi dari satuan kerja yang akan menggunakan.

c) Perkiraan jumlah unit, ruang, dan pemakai yang akan menempati.

d) Jenis dan peralatan sarana dan prasarana yang akan ditempatkan.

e) Kepastian perhitungan jumlah dan luas bangunan.