Evaluasi Kegiatan Korespondensi

 

A. Pengertian evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor

     Evaluasi berasal dari bahasa inggris yakni, evaluation yang berarti "penilaian" atau "penaksiran". Evaluasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sistematis dan terencana untuk mengukur,menilai,serta mengklasifikasi pelaksanaan dan keberhasilan program.

B. Tujuan evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor
    Tujuan evaluasi kegiatan korespondensi di kantor adalah untuk menilai seluruh kegiatan surat-menyurat yang telah dilaksanakan oleh bagian administrasi perkantiran dalam melaksanakan tanggung jawabnya.untuk dapat melakukan evaluasi,kantor harus sudah mempunyai deskripsi dan spesifikasi kegiatan korespondensi.

C. Proses evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor
    Terdapat beberapa tahapan untuk melakukan proses evaluasi korespondensi dalam kantor. Tahapan-tahapan tersebut dijelaskan pada uraian berikut.
    1. Menghimpun data
        Tahapan menghimpun data dilakaukan dengan mengumpulkan semua surat yang pernah masuk dan dikeluarkan oleh perusahaan.
    2. Melakukan vertifikasi data
        Tahapan vertifikasi data,dalam hal ini semua surat yang pernah masuk dan keluar,dapat dilakukan dengan beberapa cara berikut.
        a. Mengamati susunan redaksi surat dan bentuk surat
        b. Mengamati penulisan alamat surat yamg dikirimkan
        c. Menilai balasan surat dari penerima
        d. Mengindentifikasi surat
        e. Mengendifikasi kesalahan-kesalahan yang ditemukan
   3. Mengolah dan menganalisis data
       Setelah mengumpulkan dan memeriksa isi semua surat yang dihimpun,tahapan selanjutnya adalah mengolah dan menganalisis data.
   4. Memberikan interpretasi dan menyimpulkan data
        Tahapan yang dilakukan setelah pengolahan dan analisis data adalah memberikan interprestasi atau simpulan atas data tersebut
   5. Menindaklanjuti hasil evaluasi

D. Manfaat evaluasi korespondensi
     Evaluasi korespondensi di kantor sangat penting untuk dilakukan karena memiiki banyak manfaat, baik bagi pihak perusahaan maupun bagi pihak yang melakukan korespondensi.
     Manfaat evaluasi korespondemsi adalah sebagai berikut.
     1. Untuknmengetahui berapa jumlah surat yang masuk dan surat yang keluar
     2. Untuk mengetahui permasalahan dalam memproses surat
     3. Untuk mengetahui keluhan dalam balasan surat dari relasi kantor
     4. Untuk mengetahui surat yang masuk dari berbagai organisasi dan berbagai perihal yang tertuang di dalamnya
     5. Untuk mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengahasilkan surat
     6. Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan surat tersebut