PERENCANAAN PROGRAM KERJA KEHUMASAN
Perencanaan Program Kerja Humas/Public Relation
Public relations/Humas merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelola hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. PR selalu menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena praktisi PR membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan pekerjaan mereka. Yaitu untuk membangun dan memelihara hubungan dalam organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan bersama dengan pihak lainnya.
Seorang public relations harus melakukan perencanaan program kerja baik itu jangka panjang maupun jangka pendek, yang harus direncanakan dengan cermat dan hati – hati, sehingga akan diperoleh hasil – hasil yang nyata. Program tersebut harus berhubungan dengan tujuan organisasi, maka seorang praktisi PR harus memahami apa yang sedang dilakukan manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen.
Indikator Pencapaian Kompetensi
Menjelaskan defenisi perencanaan program kerja humas/public relations
Menjelaskan ruang lingkup dari perencanaan program kerja humas/public relations
Menguraikan urgensi/pentingnya perencanaan program kerja humas/public relations
Mengemukakan model-model perancangan humas/PR
Melakukan Identifikasi kebutuhan perencanaan program humas yang akan ditetapkan oleh humas/PR
Mengumpulkan data dan informasi terkait perencanaan program humas dengan lengkap
Menyiapkan kelengkapan bahan-bahan perencanaan program kehumasan
Membuat perencanaan program kehumasan berdasarkan ketentuan yang berlaku
A. Pengertian Program Kerja
Program adalah suatu rancangan mengenai asas suatu usaha yang akan dijalankan. Sekumpulan aktivitas yang saling berkaitan dan bantu membntu diantara satu dengan yang lain kepada pencapaian sesuatu tujuan program itu. Organisasi mengandung satu atau lebih program dan tujuan tiap – tiap program itu adalah tidak serupa, tetapi saling menyumbang kepada satu tujuan sebuah organisasi itu.
Program kerja adalah sebagai suatu rencana kegiatan dan suatu organisasi yang terarah terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentutan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita – cita organisasi.
B. Ruang Lingkup Program Kerja Public Relations
Program berhubungan dengan tujuan keorganisasian, maka seorang praktisi Public Relations harus memahami apa yang sedang dilakukan oleh manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen. Program merupakan suatu rancangan mengenai asas serta usaha yang akan dijalankan.
Program kerja PR adalah rancangan yang dibuat untuk menjalankan kegiatan PR.
Dengan melaksanakan metode program kerja secara bertahap dan menggunakan media komunikasi yang tepat. Public Relatians dapat membantu melancarkan jalannya kegiatan perusahaan. Dalam hal ini banyak permasalahan yang perlu menjadi pemikiran Public Relations, antara lain :
a. Ke dalam
1. Meningkatkan efisiensi tenaga buruh atau pegawai (SDM)
2. Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan pegawai (SDM)
3. Memelihara kekompakan kerja serta menyalurkan kreativitas para pegawai (SDM)
4. Ikut mengawasi dan menjaga perusahaan dari gangguan – gangguan penyelewengan
b Ke luar
1. Memelihara hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat (public), terutama dengan public sekitar temat dimana perusahaan itu berada.
2. Mengajak masyarakat untuk menjadi minded terhadap hasil produksi perusahaan.
3. Memperluas pasaran hasil produksi perusahaan
4. Membina kepercayaan dan simpati masyarakat terhadap kegiatan perusahaan. (Suhandang, 2004:238)
Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas PR adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi atau perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait.
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas PR tersebut dapat diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen yang dikelola secara professional dan dapat dipertanggungjawabkan hasi atau sasarannya.
C. Perencanaan Program Kerja Public Reletions
Defenisi perencanaan kerja, menurut pakar Public Relations, Frank Jeskins (2004 : 13), Public Relations consists off all from of planned communications outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding.
Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian.
Perencanaan program kerja public relations tersebut, berkaitan dengan pengertian perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja program PR, termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai berikut, Perencanaan kerja, yaitu terdiri dari :
1. Perencanaan, seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk di analisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perenacaan kerja yang akan datang.
2. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan dalam suatu organisasi.
Perencanaan kerja PR, yang berkaitan dengan :
1. Fungsi dan teknis manajemen humas yang profesional, dinamis serta proaktif.
Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi.
Penilaian (evaluasi) atau meriview hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang dan masa yang akan datang.
Mengantisipasi dan mengahadapi, tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukkan tujuan dan sasaran jangka pendek dan jangka panjang secara periodik dan strategis.
Wujud rencana kerja PR
1. Renacana yang berkaitan dengan hasil atau produk dari perencanaan yang telah dilaksanakan, baik dalam waktu jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Renacana perencanaan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang dirancang
3. Renacana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai
4. Perencanaan Kerja PR dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR
Alasan dalam kegiatan perencanaan, dalam kata lain yaitu action plan yang mana dapat bersifat proaktif, reaktif, defensive,preventif, protektif dan hingga profitbel.
Alasan mengapa (why) :
1. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas
2. Mengahadapi perubahan lebih sempit dalam bidang operasional.
3. Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai.
Manfaat perencanaan kerja PR
Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja PR, yaitu :
1. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang berubah-ubah
2. Mengefektifkan dan mengefesienkan koordinasi atau kerjasama antara departemen dan pihak terkait lainnya.
3. Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret
4. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi
5. Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR, yaitu renacana strategi, rencana tetap dan rencana tertentu.
Dalam pembentukan perencanaan program kerja PR, dimana perlunya seorang praktisi khusus harus terlebih dahulu mengetahui dan dapat memahami tujuan yang akan dicapai oleh organisasinya, jika tidak memahami dan mengetahui dengan pasti tujuan organisasi sebelum melakukan perencanaan program PR, akibatnya timbul hambatan-hambatan, yaitu :
1. Kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut serta mempertimbangkan perumusan kebijakasanaan dan program kerja organisasi
2. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan-tujuan dari pelaksanaan program PR.
3. Kurang waktu karna tersita oleh pembahasan-pembahasan mengenai permasalahan sehari-hari
4. Keterlambatan dan frustasi yang dialami pelaksana karna kurangnya koordinasi departemen terkait
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen humas tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil dan sasarannya. Secara umum pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja humas.
Apapun jenis perencanaan, akan selalu mengikuti langkah-langkah tertentu, dimana langkah-langkah tersebut sebaga berikut :
1. Menentukkan kebutuhan, kemudian memprioritaskan satu atau beberapa yang menjadi tujuan perencanaan
2. Melakukan ramalan dan menentukan program serta alternatif-alternatif pemecahan
3. Menspesifikasi program
4. Memilih alternatif pemecahan
Perencanaan program kerja PR harus dikaitkan dengan cita-cita dan tujuan. Sehubungan dengan hal tersebut terdapat dua program PR yang bersifat mendasar yaitu program PR yang bersifat preventif dan program suatu program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan oleh organisasi, sedang program remedial sehubungan dengan perbaikan situasi dan kondisi yang terjadi pasca krisis. Perencanaan kerja PR, berkaitan dengan :
1. Tiga Dasar
Ada tiga dasar yang hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil baik, yaitu :
1. Rencana program kerja harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen
2. Rencana program kerja tersebut harus mempunyai tujuan
3. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut
PRO (Praktisi PR) tidak boleh berurusan dengan PR rabun atau rencana program yang
direncanakan secara tidak jelas. Agar berhasil, rencana program PR harus disusun terlebih
dahulu dan disesuaikan dengan ruang lingkup dimana PRO bekerja di perusahaan besar atau
kecil. Misalnya, dengan ruang lingkup yang kecil dan disesuaikan dengan keadaan
finansialnya ketika dibuat rencana program PR selama satu tahun.
2. Unexpected Case
Dalam praktek, seorang PRO sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada diluar perkiraan
atau tujuan rencana program. Maka rencana program harus dibuat sebaik mungkin.
Penanganan hal – hal yang hadir di luar dengan dugaan tersebut akan jauh lebih sulit
dikarenakan tidak ada guideline (patokan) dalam rencana programitu sendiri. Karena itulah,
tak satu bisnis pun dapat beroperasi tanpa rencana program yang matang dan jelas.
3. Faktor Utama Rencana Program
Kegiatan yang dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR, termasukspecial event seperti : product launching, facility visit, penandatanganan kerja sama, atau kegiatan lainya : pameran, promosi, sponsor ship, dan kampanye.
Perencanaan anggaran, yang merupakan faktor yang penting. Tidak ada kegiatan tanpa pengeluaran dan pemasukan uang.
Perizinan dari yang berwenang
Strategi pelaksanaan kegiatan
Rapat
Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan dalam pekerjaan termasuk jobdescriptionnya
Penyediaan sarana untuk hal – hal yangakan muncul secara tidak terduga
D. Pentingnya Perencanaan Program Public Relations
Rencana program PR sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah bangunan. Menurut Frank Jefkins (2002 : 56) ada empat alasan yang paling penting bagi perlunya suatu perencanaan PR. Keempat alasan tersebut adalah sebagai berikut :
Untuk menetapkan target – target operasi PR yang nantinya akan menjadi tolok ukur atas segenap hasil yang diperoleh
Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan
Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan jumlah program dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program PR yang telah diprioritaskan
Untuk menentukan kemungkinan pencapaian tujuan – tujuan tertentu sesuai dengan ketersediaan :
Staf pendukung atau personil yang mencukupi
Dukungan dari berbagai peralatan fisik seperti alat –alat kantor, mesin ceta, kamera dll
Anggaran dana yang tersedia
E. Model Perencanaan PR
Menurut Jefkins (2004:57) ada enam model perencanaan PR yang sudah diterima secara luas oleh para praktisi PR profosional yaitu :
1. PengenalanSituasi
Model perencanaan kegiatan PR dengan pengenalan situasi adalah dengan melakukan perencanaan logis yang merupakan prosedur penyusunan rencana yang didasarkan pada pencapaian tujuan.
Situasi PR biasanya menyangkut hal‑hal yang dihadapi oleh para praktisi PR.Pada situasi ini tujuan yang ingin dicapai adalah mengubah empat sikap negative menjadi empat sikap positif.Melalui pengubahan tersebut diharapkan pada akhirnya akan dicapai suatu pengetahuan yang dapat menumbuhkan pemahaman.
Pengenalan situasi dilihat dari sikap negative antara lain :
1) Permusuhan (hostility)
2) Prasangka (prejudice)
3) Apati (apathy)
4) Sikap acuh tak acuh (ignorance)
2. Penetapan Tujuan
Setiap tujuan organisasi dalam pengertian yang luas akan jauh lebih mudah dijangkau apabila usaha mencapainya juga disertai dengan kegiatan-kegiatan humas, baik itu yang dilakukan oleh unti/departemen humas internal maupun lembaga konsultasi humas eksternal. Seperti masalah keterbatasan sumberdaya, khususnya tidak semua tujuan tersebut bisa dicapai.
Terpilihnya tujuan tidak hanya semata–mata ditentukan oleh keterbatasan sumberdaya, tetapi bisa berasal dari sejauhmana pimpinan peruahaan atau organisasi yang bersangkutan menyadari arti pentingnya humas dan seberapa baik ia menjalin hubungan dengan kalangan media massa.
3. Defenisi Khalayak
Betapa pentingnya suatu organisasi harus mengenali dan membatasi khalayaknya.Karena, ia harus menentukan bagian yang paling sesuai atau yang paling dibutuhkannya. Kalau khalayak yang potensial ternyata terlalu luas atau bervariasi maka khalayak hanya terfokus sebagian diantaranya.Walaupun untuk beberapa khalayak kita bisa menjangkaunya sekaligus melalui media-media tertentu seperti suratkabar dan televisi.
4. Pemilihan Media Dan Teknik-Teknik Humas
Media danTeknikHumas
Media dan teknik humas sangat bervariasi.Bila kita membandingkan media humas dan media iklan, akan muncul beberapa hal menarik yaitu :
Humas
Para praktisi humas cenderung pada media-media yang bercakupan lebih luas.
Para praktisi humas berhubungan dengan para editor, jurnalis, serta para produser TV dan Radio.
Kolom dan waktu siar untuk artikel humas terkadang tidak harus dibayar.
Kampanye humas bersedia menggunakan media apa saja, asalkan bisa menjangkau sebanyak mungkin khalayak.
Program-program humas secara umum tidak terlalu pilih-pilih media seperti iklan.
Periklanan
Condong pada media-media yang punya ciri khas, menarik atau glamor sesuai dengan karakteristik khalayak yang hendak dituju.
Para praktisi periklanan lebih banyak berhubungan dengan manajer iklan dari berbagai perusahaan dan petugas iklan di media massa.
Kampanye periklanan biasanya dilakukan terbatas pada media-media yang bias diharapkan akan membuahkan hasil maksimal dengan biaya serendah-rendahnya.
Dunia periklanan selalu memilih tempat-tempat tertentu yang paling menjanjikan keberhasilan.
5. Pengaturan Anggaran
Para perencana media humas juga harus memperhitungkan media mana yang harus digunakan untuk menjangkau khalayak yang dipilih, tentunya sesuai dengan keterbatasan anggaran yang ada.
Pentingnya Anggaran
Adapun arti penting dari penyusunan anggaran bersumber dari adanya beberapa alasan yaitu :
1. Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan dalam rangka membiayai suatu program ataukampanyehumas.
2. Anggaran memaksakan disiplin pengeluaran dana sehingga mencegah terjadinya pemborosan atau pengeluaran yang berlebihan dan tidak perlu, sehingga segala sesuatu yang berkaitan dengan soal pengeluaran atau pembiayaan akan berjalan tepat sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
3. Unsur-unsur Anggaran Humas
Pada umumnya suatu anggaran humas memiliki unsur-unsur atau pos pengeluaran pokok sebagai berikut : (Anggoro, 2008;88)
1) Tenaga Kerja
2) BiayaTetap
3) Materi atau Peralatan
4) Kas kecil
6. Pengukuran Hasil Kegiatan Humas
Ada 3 hal terpenting berkenaan dengan pengukuran hasil ini.
Teknik-teknik yang digunakan untuk mengenali situasi sering kali juga dimanfaatkan guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari segenap kegiatan-kegiatan humas yang telah dilaksanakan.
Metode pengumpulan pendapat atau uji sikap merupakan dua metode yang paling lazim digunakan. Metode-metode evaluasi hasil biasanya diterapkan pada tahap perencanaan. Namun bila perlu, penyesuaian bisa pula diilakukan selama berlangsungnya proses pelaksanaan dari program humas yang bersangkutan.
Setiap program humas harus memiliki tujuan yang pasti.
F. Proses Kerja PR
Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus menerus berlangsung. Langkah–langkah kegiatan PR yaitu (Jefkins,2004:72) :
Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan.
Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelempok terhadap organisasi.
Menganalisis tingkat opini public, baik yang intern maupun yang ekstern.
Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah yang potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan.
Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran.
Menjalankan dan melaksanakan aktifitas-aktifitas sesuai dengan program yang telah direncanakan.
Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.
Scott M. Cutlip& Allen H. Center (2005:295), menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja melalui proses empat tahapan ataulangkah-langkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah :
Penelitian dan Mendengarkan
Penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan pengevaluasian fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu apa yang menjadi problem kita ?
Perencanaan dan Mengambil Keputusan
Sikap, opini, ide-ide, dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerjaorganisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan : apa yang dapat kita kerjakan ?
Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan
Informasi yang berkenaan dengan langkah-langkah yang akan dilakukan, dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan dukungan sepenuhnya : apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu ?
Mengevaluasi
Pihak humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas yang telah dilaksanakan.Termasuk mengevaluasi keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen dan komunikasi yang telah diperlukan : bagaimana yang telah kita lakukan?
Tahap yang paling sering diabaikan adalah penelitian, perencanaan dan evaluasi. Sebaliknya di antara mereka yang terlalu banyak memfokuskan pekerjaannya pada publisitas, yang sebenarnya akan secara otomatis muncul apabila program PR dirangcang berdasarkan penelitian, perencanaandan evaluasi yang serius.
KESIMPULAN
Program kerja adalah sebagai suatu rencana kegiatan dan suatu organisasi yang terarah terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentutan oleh suatu organisasi.
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas manajemen humas tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil dan sasarannya. Secara umum pengertian dari perencanaan humas yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja humas. Program perencanaan PR memiliki beberapa model yaitu pengenalan situasi, penetapan tujuan, defenisi khalayak, pemilihan media dan teknik – teknik Humas, penentuan anggaran.
