KD.3.4 ETIKA DAN KODE ETIK PROFESI HUMAS

Materi Kelas XI OTKP

KD.3.4 ETIKA DAN KODE ETIK PROFESI HUMAS

Etika dan Kode Etik Profesi Humas – Materi ini terdapat pada Bab 4 tentang Etika dan Kode Etik Profesi Humas untuk teori kejuruan SMK Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran di kelas 11.

Tujuan Pembelajaran

• Menerapkan profesi humas
• Melaksanakan etika dan kode etik profesi humas

1. Pengertian dan Ciri-ciri Profesi Humas

A. Pengertian Profesi

Profesi berasal dari bahasa Latin, yaitu “ professuess” yang berarti suatu kegiatan atau pekerjaan yang semula dihubungkan dengan sumpah dan janji bersifat religius

Dapat diartikan bahwa secara historis pemakaian istilah profesi tersebut, seseorang yang memiliki profesi berarti memiliki ikatan bathin dengan pekerjaannya. Jika terjadi pelanggaran sumpah jabatan yang dianggap telah menodai “kesucian” profesi tersebut.

A. Profesi Khusus

Profesi khusus adalah para profesional yang melaksanakan profesi secara khusus untuk mendapatkan nafkah atau penghasilan tertentu sebagai tujuan pokoknya.: (Politik,Hukum,kedoteran,pendidikan,teknik,humas,konsultan dll)

B. Profesi Luhur

Profesi Luhur adalah para professional yang melaksnakan profesinya tidak untuk mendapatkan nafkah sebagai tujuan utamanya, tetapi hanya untuk dedikasi atau jiwa pengabdiannya.:( Keagamaan.pendidikan,sosial,budaya, seni dll)

C. Definisi Profesi Humas

Menurut “Howard Stephenson” dalam buku Handbook of public relation (1971) Pofesi Humas artinya dapat dinilai sebagai suatu profesi, dalam praktiknya merupakan seni keterampilan memberikan pelayanan tertentu berdasarkan kualifikasi pendiddikan dan pelatihan serta memiliki pengetahuan memadai yang harus sesuai dengan standar etika profesi.

2. Ciri-ciri Profesi Humas

• Memiliki kemampuan, pengetahuan tinggi yang tidak dimiliki oleh orang umum lainnya. Baik dieroleh dari hasil pendidikan atau pelatihan yang diikutinya.
• Memiliki kode etik yang merupakan standar moral bagi setiap profesi yang dituangkan secara formasl, tertulias dan normatif.
• Memiliki tanggungjawab profesi
• Memiliki niwa pengabdi kepada publik atau masyarakat dengan penuh dedikasi profesi luhur disandangnya.
• Otomatisasi organisasi professional, yaitu memiliki kemampuan untuk mengelola (manajemen) organisasi humas.
• Menjaga anggota

A.    Pengertian Kode Etik

Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata latin ethicus yang berarti kebiasaan. Sesuatu dianggap etis atau baik, apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kenyataannya, banyak orang tertarik untuk mempelajari etika, sehingga terdapat pengertian lain tentang etika ialah sebagai studi atau ilmu yang membicarakan perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dinilai baik dan mana pula yang dinilai buruk.

Courtland L. Bovee dan John V. Thill mendefinisikan etika adalah prinsip perilaku yang mengatur seseorang atau sekelompok orang. Orang yang tidak memiliki etika, melakukan apapun yang diperlalukan untuk mencapai tujuannya. Orang – orang yang memiliki etika umumnya dapat dipercaya, adil, dan tidak memihak, menghargai orang lain, dan menunjukan kepedulian terhadap dampak atas tindakan di masyarakat.[1]

Secara umum kode etik merupakan suatu sistem norma, nilai, dan aturan profesional tertulis yang secara tegas menyatakan apa yang benar dan apa yang salah, apa yang baik dan apa yang tidak baik. Kode etik juga menyatakan perbuatan apa saja yang harus dilakukan dan perbuatan apa saja yang harus dihindari. Singkatnya, kode etik adalah suatu pola aturan, tata cara, pedoman, dan batasan-batasan ketika melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan dengan tujuan untuk meningkatakan kualitas anggota perusahaan. Kode etik biasanya berupa aturan tertulis yang sistematis dan dengan sengaja dibuat berdasarkan prinsip-prinsip moral yang ada dan ketika dibutuhkan dapat difungsikan sebagaimana mestinya.

B.     Fungsi Kode Etik dalam Kegiatan Humas

Menurut Gibson dan Michel (1945:449) fungsi dari kode etik adalah sebagai pedoman atau perlindungan dalam pelaksanaan tugas profesional dan pedoman bagi masyarakat sebagai seorang profesional. Sedangakan menurut Biggs dan Blocher (1986:10) mengemukakan 3 fungsi dari kode etik, yaitu:

a)     Melindungi suatu profesi dari campur tangan pemerintah

Dengan adanya kode etik yang mengatur hubungan antara praktisi humas dengan pihak pemerintah akan semakin memperjelas tentang apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Hal ini menjadi sangat penting, karena dengan terjalinya hubungan baik dengan pihak pemerintah sebagai pemangku kebijakan suatu daerah tentunya sangat berpengaruh terhadap jalanya perusahaan, sehingga adanya kode etik ini dapat meminimalisir tindak semena-mena pemerintah terhadap perusahaan.

b)     Mencegah terjadinya pertentangan internal dalam suatu profesi

Dengan adanya kode etik humas akan memberikan penjelasan tentang bagaimana cara menjalin hubungan yang baik dengan rekan kerja, yang tentunya akan sangat berpengaruh terhadap performa dan motivasi kerja dari masing-masing aggota humas.

c)     Melindungi para praktisi dari kesalahan praktik suatu profesi

Dengan adanya kode etik humas tentunya sangat berkaitan dengan hasil kerja para praktisi dalam profesi humas. Praktisi humas yang bijaksana tidak akan memberikan kemudahan terhadap penyelewengan kerja, yang mana tindakan tersebut akan berdampak negatif baik terhadap dirinya sendiri maupun terhadap perusahaan. Praktisi humas yang baik, yang taat terhadap kode etik adalah mereka yang meminimalisir sekecil apapun kesalahan dalam berkeja serta menjaga nama baik profesinya.

Sedangkan beberapa pihak mengatakan bahwa, fungsi kode etik hanyalah “ khotbah untuk panduan suara” dan tidak membantu jika diperlukan : yakni tidak membantu training etika dan penalaran moral atau pengembangan moral. Kode etik itu sebagai lembaga pedoman yang konsisten untuk praktik PR di seluruh dunia. Apakah kode itu dipakai atau tidak, itu biasanya tergantung kepada siapa yang bertanggung jawab dalam pembentukan keputusan etis. Seoramg ahli etika mengatakan : Dasar pembuatan keputusan etis di bidang kita akan terus berada di tangan praktisi individual.[2]

C.    Macam-Macam Kode Etik Humas

Ada 4 macam kode etik yang harus praktisi humas taati. Keempat kode etik tersebut adalah sebagai berikut:

a)     Code of conduct, yaitu etika perilaku sehari-hari terhadap integritas pribadi, klien dan majikan, media dan umum, serta perilaku terhadap rekan seprofesi.

b)     Code of profession, yaitu etika dalam melaksanakan tugas/profesi humas.

c)     Code of publication, yaitu etika dalam kegiatan proses dan teknis publikasi.

d)     Code of enterprise, yaitu menyangkut aspek peraturan pemerintah seperti hukum perizinan dan usaha, hak cipta, merk, dll.

D.    Etika Sebagai Standar Perilaku Sosial

            Etika terkait dengan apa yang secara moral dianggap benar atau salah dalam perilaku sosial, biasanya ditentukan oleh standar profesi, organisasi, dan individu. Perilaku beretika merupakan pertimbangan utama yang membedakan antara warga yang beradap dengan yang tidak dalam masyarakat. Allen Center mengusulkan lima faktor yang mengatur perilaku sosial.

1.     Tradisi. Bagaimana sebuah situasi dipandang dan diberlakukan pada masa lalu.

2.     Opini Public. Perilaku yang dapat diterima oleh mayoritas orang pada saat ini.

3.     Hukum. Perilaku yang dibolehkan dan yang dilarang oleh undang-undang.

4.     Moralitas. Umumnya terkait dengan apa yang dibolehkan dan dilarang pleh ajaran agama.

5.     Etika. Standar yang disusun oleh profesi, organisasi, atau diri sendiri, berdasarkan suara hati- apa yang benar dan adil untuk orang lain dan untuk diri sendiri.[3]

E.     Pentingya Kode Etik Bagi Praktisi Humas

Salah satu alasan mengapa industri PR memunculkan kritik adalah kapan pula pada saat politisi, perusahaan, ataupun selebritis bermasalah maka tindakan pertama yang dilakukan PR adalah selalu menjadi penasihat mereka. Namun demikian, kebanyakan penunjukan praktisi PR untuk suatu kasus akan membawa dampak baik, karena akan memberikan kejelasan dan memberikan manfaat bagi setiap orang yang terkait, termasuk media massa. Hal ini menunjukkan  bahwa pada dasarnya bukan praktisi PR-nya yang tidak bersifat etis sehingga membutuhkan pandangan netral terhadap PR.

            Baker & Martinson (2002) mengatakan ada lima prinsip yang harus di patuhi individu dalam melakukan pekerjaan. Prinsip tersebut yaitu kebenaran ( truthfulness), otentisitas (authenticity), rasa hormat (respect), dan tanggung jawab social (social responsibility). Untuk prinsip kebenaranya, para praktisi PR ada dalam pengawasan ketat, khusunya oleh paara jurnalis yang menganggap bahwa praktisi PR adalah “musuh”.[4]

Sebagaimana lazimnya kaum profesional, praktisi humas (public relations) memiliki etika profesi atau kode etik humas yang harus ditaati, sehingga praktisi PR harus memiliki standar etika personal yang tinggi yang mengilhami kerjanya sebagai PR.

Seorang praktisi humas dikatakan profesional apabila pribadinya mampu memahami dan menerapkan kode etik dengan benar sesuai profesi yang diembannya dan memberikan dampak yang positif baik bagi profesinya maupun bagi dirinnya sendiri.

Sebagai contoh seorang humas dituntut memiliki kemampuan seperti berkomunikasi, mengorganisir, bergaul, berelasi, dan berkepribadian yang kuat. Selain itu juga harus memiliki ketrampilan yang tinggi dalam bidang penguasaan teknologi informasi untuk menunjang tuntutan pekerjaanya. Dari kemampuan dan ketrampilan tersebut dapat dikatakan bahwa seorang praktisi humas adalah seorang yang profesional jika mampu menjalankannya sesuai kode etik yang telah ditetapkan.

Dizaman yang serba modern seperti sekarang ini serta tantangan masa depan yang semakin besar, yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers, kebebasan mengeluarkan pendapat dan berekspresi, terlebih dalam bidang teknologi dan informasi seorang praktisi humas dalam melaksanakan peran dan aktivitasnya tidak boleh lepas dari kode etik yang dimilikinya. Karena kode etik itulah yang menjadi standart moral yang harus dipengang oleh para praktisi humas agar dirinya tetap hidup. Kesadaran memegang teguh kode etik berpengaruh terhadap posisi dirinya dimata masyarakat. Ia juga dapat menjalankan tugas dan kewajibannya dengan penuh tanggung jawab dan setiap kemampuan dan ketrampilan yang dimilikinya dapat diolah dengan baik untuk menciptakan konsep kerja yang baik terhadap perusahaan yang diwakilinya, masyarakat dan lebih besar lagi dampaknya adalah bagi dirinya sendiri.

F.     Dampak Tidak Dijalankannya Kode Etik Humas

Kode etik humas merupakan acuan dari setiap kebijakan yang diambil praktisi humas dalam menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab. Seorang humas profesional akan bekerja dengan penuh kesadaran terhadap kode etik yang dimiliki, maka ia akan bekerja sesuai dengan kemampuan terbaik dan memperhatikan semua pekerjaannya agar sesuai dengan kode etik.

Dampak dari tidak dijalankannya kode etik humas berpengaruh terhadap praktisi humas sendiri maupun perusahaan.

Menurut Dimock dan Koenig (1987) , pada umumnya tugas- tugas dari pihak humas instansi atau lembaga pemerintah haruslah di jalankan sesuai dengan etika yang ada, yaitu sebagai berikut :

1.     Upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijakan serta tujuan yang akan dicapai oleh pemerintah dalam melaksanakan program kerja tersebut.

2.     Mampu untuk menanamkan keyakinan dan kepercayaan serta mengajak masyarakat dalam partisipasinya atau ikut serta pelaksanaan program pembangunan di berbagai bidang sosial, budaya, ekonomi, politik serta menjaga stabilitas dan keamanan nasional.

3.     Kejujuran dalam pelayanan dan pengapdian dari aparatur pemerintah yang bersangkutan perlu dipelihara atau dipertahankan dalam melaksanakan tugas serta kewajibannya masing-masing.[5]

Bagi praktisi humas yang bekerja tidak sesuai kode etik akan mendapatkan penilaian negatif dari rekan sejawat, yang terparah adalah penurunan pangkat atau bahkan dikeluarkan dari tempat kerjanya.

Bagi perusahaan yang tidak menjalankan kode etiknya maka akan mendapatkan citra negatif di masyarakat, dan apabila citra ini berkembang maka akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan.

Kode etik memang tidak ada sanksinya, dan yang berhak  menyatakan apakah ia melanggar kode etik atau tidak adalah asosiasi profesi itu sendiri. Tidak ada satu pihak pun di luar asosiasi profesinya yang akan berhak menjatuhkan sanksi ihwal pelanggaran kode etik ini.[6]

G.    Contoh Kode Etik Humas (diambil dari perhumas.ord.id)

KODE ETIK PROFESI

PERHUMAS INDONESIA

Dijiwai oleh Pancasila maupun UUD 1945 sebagai landasan tata kehidupan nasional; Diilhami oleh Piagam PBB sebagai landasan tata kehidupan internasional; Dilandasi oleh Deklarasi Asean (8 Agustus 1967) sebagai pemersatu bangsa-bangsa Asia Tenggara; dan dipedomi oleh cita-cita, keinginan dan tekad untuk mengamalkan sikap dan perilaku kehumasan secara professional; kami para anggota Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia – PERHUMAS INDONESIA sepakat untuk mematuhi Kode Etik Kehumasan Indonesia, dan bila terdapat bukti-bukti diantara kami dalam menjalankan profesi kehumasan ternyata ada yang melanggarnya, maka hal itu sudah tentu mengakibatkan diberlakukannya tindak organisasi terhadap pelanggarnya.

Pasal 1

KOMITMEN PRIBADI

Anggota PERHUMAS harus :

1. Memiliki dan menerapkan standar moral serta reputasi setinggi mungkin dalam menjalankan profesi kehumasan
2. Berperan secara nyata dan sungguh-sungguh dalam upaya memasyarakatan kepentingan Indonesia
3. Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan antar warga Negara Indonesia yang serasi daln selaras demi terwujudnya persatuan dan kesatuan bangsa.

Pasal II

PERILAKU TERHADAP KLIEN ATAU ATASAN

Anggota PERHUMAS INDONESIA harus:

1. Berlaku jujur dalam berhubungan dengan klien atau atasan
2. Tidak mewakili dua atau beberapa kepentingan yang berbeda atau yang bersaing tanpa persetujuan semua pihak yang terkait
3. Menjamin rahasia serta kepercayaan yang diberikan oleh klien atau atasan, maupun yang pernah diberikan oleh mantan klien atau mantan atasan
4. Tidak melakukan tindak atau mengeluarkan ucapan yang cenderung merendahkan martabat, klien atau atasan, maupun mantan klien atau mantan atasan
5. Dalam memberi jasa-jasa kepada klien atau atasan, tidak akan menerima pembayaran, komisi atau imbalan dari pihak manapun selain dari klien atau atasannya yang telah memperoleh kejelasan lengkap
6. Tidak akan menyerahkan kepada calon klien atau calon atasan bahwa pembayaran atau imbalan jasa-jasanyaharus didasarkan kepada hasil-hasil tertentu, atau tidak akan menyetujui perjanjian apapun yang mengarah kepada hal yang serupa 

Pasal III

PERILAKU TERHADAP MASYARAKAT DAN MEDIA MASSA

Anggota PERHUMAS INDONESIA harus:

1. Menjalankan kegiatan profesi kehumasan dengan memperhatikan kepentingan masyarakat serta harga diri anggota masyarakat
2. Tidak melibatkan diri dalam tindak memanipulasi intergritas sarana maupun jalur komunikasi massa
3. Tidak menyebarluaskan informasi yang tidak benar atau yang menyesatkan sehingga dapat menodai profesi kehumasan
4. Senantiasa membantu untuk kepentingan Indonesia

Pasal IV

PERILAKU TERHADAP SEJAWAT

Praktisi Kehumasan Indonesia harus:

1. Tidak dengan sengaja merusak dan mencemarkan reputasi atau tindak professional sejawatnya. Namun bila ada sejawat bersalah karena melakukan tindakan yang tidak etis, yang melanggar hukum, atau yang tidak jujur, termasuk melanggar Kode Etik Kehumasan Indonesia, maka bukti-bukti wajib disampaikan kepada Dewan Kehormatan PERHUMAS INDONESIA
2. Tidak menawarkan diri atau mendesak klien atau atasan untuk menggantikan kedudukan sejawatnya
3. Membantu dan berkerja sama dengan sejawat di seluruh Indonesia untuk menjunjung tinggi dan mematuhi Kode Etik Kehumasan ini. [7]

H.    Praktisi Public Relations Profesional

Public Relations adalah profesi yang menuntut intregritas antara pengetahuan (expertise), keahlian (skill), dan etika profesi (ethics). Seseorang praktisi public relations dituntut mempunyai 3B (beauty,brain dan behavior). Tidak hanya cantik, ganteng dan penampilan menarik (beauty), tetapi juga harus berwawasan luas dan skillful (brain/expertise), dan berperilaku baik (behavior/ethics).[8]

Selain itu public relation di tuntut mempunyai kemampuan dalam praktik komunikasi organisasi, manajemen krisis dan manajemne isu, dan riset. Pengetahuan tentang komunikasi organisasi yang baik diperlukan karena kegiatan public relations berada dalam lingkup organisasi.

Seorang public relations juga perlu bekal keahlian dalam manajemen krisis dan isu. Setiap perusahaan pasti mengalami krisis dan isu dalam hidupnya. Kritis dapat berasal dari internal ataupun eksternal perusahaan. Krisis yang dikelola dengan baik akan menjadi awal peningkatan citra perusahaan menuju kondisi yang lebih baik. Namun krisis yang tidak dikelola dengan baik akan membuat citra perusahaan jatuh.

Pengetahuan tentang riset perlu dikuasasi, mengingat pekerjaan public relations adalah “ based on facts” (berdasarkan fakta-fakta). Fakta diperlukan berdasarkan keputusan yang diambil. Pada akhirnya segala aktivitas public relations bermuara pada terjalinya “harmonisasi” dalam operasional sehari-hari organisasi.

Menerapkan Penerimaan Penyimpanan dan Penyaluran Sarana dan Prasarana

Penerimaan,penyimpanan,dan penyaluran sarana dan prasarana

A.    Administrasi sarana dan prasarana kantor

Secara Umum

Pengertian Sarana dan Prasarana secara umum adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi. dan sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi.

Menurut Para Ahli

Pengertian sarana dan prasarana menurut beberapa ahli yaitu

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

KBBI menyatakan bahwa Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Dan Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Menurut Moenir (1992-119)

Moenir menyatakan bahwa pengertian sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama atau pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja. Dari pengertian sarana yg di katakan Moenir tersebut jelas memberi petunjuk sarana dan prasarana merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut. Adalah peralatan pembantu atau juga peralatan utama, dan kedua alat tersebut berfungsi untuk mewujudkan suatu tujuan yang ingin di capai.

1.    Fungsi sarana dan prasarana

·         Dapat mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga mampu menghemat waktu.

·         Serta meningkatkan produktivitas baik barang maupun jasa.

·         Hasil kerja lebih berkualitas serta terjamin.

·         Dapat lebih sederhana atau memudahkan dalam gerak para pengguna atau pelaku.

·         Membuat ketetapan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin.

·         Dapat menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan.

·         Dan menimbulkan rasa puas pada orang-orang yang berkepentingan yang mempergunakannya.

2.    Tujuan administrasi sarana dan prasarana

1. mewujudkan situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan belajar maupun sebagai kelompok belajar ,yang memungkinkan peserta didik untuk mengembangkan kemampuan semaksimal mungkin.

2. Menghilangkan berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi dalam pembelajaran

3. Menyediakan dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan memungkinkan siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan intelektual siswa dalam proses pembelajaran

4. Membina dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi, budaya serta sifat- sifat individunya.

3.    Langkah-langkah administrasi sarana dan prasarana 
a. Mendata segala kebutuhan

b. Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli

c. Mencatat dan mengurusi

d. Mulai melakukan pengadaan

e. Melakukan pemakaian

f. Pertanggung Jawaban

g. Penyimpanan

B.   Administrasi penerimaan dan pendistribusian sarana prasarana kantor.

a)    Pengertian penerimaan sarana kantor

Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

b)    Fisik barang yang diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. 

c)    Dokumentasi

Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

d)    Cara penanganan barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima.

e)    Departemen pengolah data

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.

f)     Prosedur penerimaan barang

epartemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer

g)    Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

h)    Penerimaan dan penyimpanan

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

i)      Pendistribusian sarana dan prasarana

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.

-       Penyusun alokasi barang

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

-       Pengiriman barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       cara pengiriman

b.      pengemasan

c.       pemuatan

d.      pengangkutan

e.       pembongkaran

-       Penyerahan barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

j)      Departemen pengiriman

Menyiapkan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang

Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket).
Metode pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang.

k)    System pendistribusin barang

Distribusi artinya proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen agar bisa sampai kepada konsumen. Orang yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor. Distribusi merupakan kegiatan ekonomi untuk menjembatani segala kegiatan produksi dan konsumsi.

-       System langsung

Merupakan sistem distribusi yang sama sekali tidak menggunakan saluran distribusi. Seperti contoh distribusi sistem ini adalah penyaluran hasil pertanian oleh para petani langsung ke pasar.

-       System tidak langsung

Merupakan sistem distribusi yang menggunakan saluran distribusi dalam kegiatan distribusinya dan biasanya melalui agen. Seperti contoh : motor, mobil, TV dan lain-lain.

C.   Distribusi dan penggunaan sarana prasarana kantor

1.           Distribusi dengan kata lain adalah penyaluran dimana barang dari penyimpanan sementara untuk direalisasikan ke pengguna barang dalam hal ini adalah bagian-bagian yang memanfaatkan sarana dan prasarana kantor. Salah satu cara yang harus ditempuh untuk menjamin situasi dengan menciptakan sistem distribusi yang yang cepat, efisien, tetapi sekaligus aman. Agar sistem distribusi yang handal itu tercipta diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang tertentu dengan para petugas penyimpanan, yaitu:

a.    Kebutuhan yang jelas

Pengguna alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas dalam arti barang apa yang diperlukan, jumlah apa, dimana  diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan semua permintaan dari berbagai satuan kerja

b.    Kecakatan Petugas.

Terdapat kecakatan petugas gudang untuk memproses permintaan yang diterimannya dan menyampaikan/ mengirimkannya kepada satuan kerja.

2.           Penggunaan Sarana dan Prasarana Kantor

Penggunaan barang meliputi dua kategori yaitu inventaris yang tidak habis pakai dan inventaris habis pakai, dalam administrasi logistic prinsip efisiensi dan evektifitas merupakan hal perlu dipegang menjaga adanya pemborosan, pemborosan terjadi karena dua factor, yaitu: sikap dan kurangnya keteranpilan menyelesaikan tugas.

a.    Sikap Mental

Sikap mental pada dasarnya bentuk ketidakperdulian pada berfungsinnya alat/barang yang digunakan pegawai dan ketidakjujuran dalam mengelola kekayaan milik organisasi.

b.    Kurangnya Keterampilan

Kurangnya keterampilan menyelesaikan tugas, dalam melaksanakan tugasnnya sering banyak melakukan kesalahan. Hingga pembrosan terhadap alat/barang menjadi rusak.

MEMAHAMI KHALAYAK HUMAS

MEMAHAMI KHALAYAK HUMAS

 

MEMAHAMI KHALAYAK HUMAS

DEFINISI KHALAYAK HUMAS

Definisi khalayak humas adalah kelompok orang orang yang berkomunikasi dengan organisasi baik secara internal maupun eksternal.  Istilah Khalayak bermakna majemuk, yakni publics, dikarenakan berbeda dari yang diindikasikan oleh definisi dari beberapa kamus tertentu kegiatan-kegiatan humas tidak diarahkan kepada khalayak dalam pengertian yang seluas-luasnya (masyarakat umum) . Setiap organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Bahwa suatu organisasi atau perusahaan tidak hanya menyelenggarakan komunikasi dengan staf atau konsumennya saja

MACAM-MACAM KHALAYAK

Ada delapan khalayak humas yang sering menjadi subjek khalayak dari berbagai macam organisasi secara umum. Khalayak humas yang utama diantaranya adalah:

1. Masyarakat luas: segmen masyarakat yang menjadi khalayak bagi suatu organisasi akan berbeda dengan khalayak organisasi yang lain. Contohnya khalayak pasar swalayan, Pemda, instalasi nuklir, pabrik, lembaga pendidikan akan jelas berlainan satu dengan lainnya

2. Calon Pegawai atau anggota Takkan tertarik untuk melamar menjadi anggota atau pegawai suatu organisasi apabila mereka tidak mengetahui apa yang dilakukan oleh organisasi itu, serta sejauh mana potensinya sebagai majikan yang baik 

3. Pegawai atau anggota Pegawai atau anggota suatu organisasi meliputi suatu orang yang bekerja pada atau menunjang suatu organisasi, yakni mulai dari pucuk pimpinan (pihak manajemen) dan para eksekutif, petugas gudang, pabrik dan laboratorium, staf kantor atau administrasi umum, staf divisi pelayanan dan penjualan, staf transportasi, dan sebagainya 

4. Pemasok Ada dua jenis pemasok, yakni yang memasok jasa-jasa seperti air bersih dan energi, serta pemasok berbagai macam bahan baku serta komponen produksi. 

5. Masyarakat Keuangan Kesediaan untuk membeli saham dari suatu perusahaan emiten didasarkan pada pengetahuan (calon) pembeli mengenai latar belakang, kinerja dan prospek ekonomis dari perusahaan emiten yang bersangkutan. Jika suatu perusahaan gagal memberi informasi yang benar, harga sahamnya bisa merosot secara tajam. Kalau hal seperti ini terjadi dan dibiarkan berlarut-larut, maka kepemilikannya segera terancam akan diambil alih oleh pihak-pihak lain. 

6. Distributor Distributor adalah mereka yang menangani fungsi perantara antara produsen dan konsumen. 

7. Konsumen dan Pemakai Yang disebut konsumen dan pemakai produk bukan hanya rumah tangga, tetapi juga perusahaan pembeli dalam partai besar yang lazim disebut sebagai “pemasok sekunder”. 

8. Pencipta atau Pimpinan Pendapat Umum Mereka sangat berpengaruh karena merekalah para pencipta atau pemimpin pendapat umum. Jika mereka mengatakan sesuatu itu baik atau buruk, masyarakat luas akan mempercayai dan mengikutinya. 

FUNGSI KHALAYAK HUMAS

Ada beberapa alasan pokok mengapa suatu organisasi atau perusahaan harus mengenali atau menetapkan unsur masyarakat luas yang menjadi khalayaknya. Alasan tersebut diantaranya adalah:

1. Untuk mengidentifikasikan segmen khalayak atau kelompok yang paling tepat untuk dijadikan sasaran suatu program kehumasan

2. Untuk menciptakan skala prioritas, sehubungan dengan adanya keterbatasan anggaran dan sumber-sumber daya lainnya

3. Untuk memilih media dan teknik humas yang sekiranya paling sesuai

4. Untuk mempersiapkan pesan-pesan sedemikian rupanya agar cepat dan mudah diterima.

AKIBAT TIDAK DITETAPKANNYA KHALAYAK

Akibat yang timbul sebagai akibat dari tidak ditetapkannya khalayak atas dilancarkannya suatu program humas. 

1. Segenap usaha dan dana akan terpecah-belah oleh karena terlalu luasnya khalayak yang dituju 

2. Pesan yang dikirimkan tidak ditangkap atau dimengerti sebagaimana mestinya, karena pesan itu tidak sesuai dengan karakteristik khalayak yang menerimanya 

3. Total kegiatan tidak akan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sehingga penggunaan jam kerja, materi serta peralatan menjadi tidak ekonomis

4. Tujuan yang hendak dicapai luput dari jangkauan 

5. Pihak manajemen (untuk humas internal) atau perusahaan klien (untuk humas eksternal) tidak akan merasa puas dengan hasil yang ada

Penetapan khalayak dari kegiatan-kegiatan humas merupakan elemen yang penting dari rangkaian perencanaan suatu kampanye kehumasan. Tanpa adanya khalayak yang jelas (berikut skala prioritasnya, apabila dana dan sumber daya lain yang tersedia sangat terbatas), maka organisasi yang bersangkutan tidak mungkin menemukan media dan teknik-teknik yang tepat untuk melancarkan kampanye humasnya itu

HUMAS INTERNAL

Hubungan terpenting dalam perusahaan atau organisasi adalah karyawan atau staf di semua level. Hubunganya dengan kegiatan internal public relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi atau perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti  karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.

Melalui kegiatan Internal public relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi atau perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang public relations officers, yaitu:

 

1. Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Seorang public relations harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi atau perusahaan. Sebuah strategi komunikasi yang dirancang dan dijalankan dengan baik akan memotivasi karyawan perusahaan[1] atau staf dalam suatu organisasi. Seorang public relations harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Hubungan kerja sehari-hari melibatkan banyak kontak, tetapi komunikasi karyawan yang efektif akan berkembang dalam iklim yang jujur dan dapat dipercaya[2]. Karena dengan diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memiliki motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.

2. Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Seorang public relations juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.

 

Berikut akan dijelaskan tentang Publik Internal dan Bentuk Hubungan Internal Perusahaan.

Publik internal dari perusahaan

Dengan adanya public internal dalam lingkup kegiatan public relations tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public internal. Sifat hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :

1. Publik Pegawai (employee public)

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara formal. Employee public (public pegawai) adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan public relations di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. Seorang pemimpin haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaanya. Onong Uchjana Effendy menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui:

1. Upah yang cukup.

2. Perlakuan yang adil.

3. Ketenangan kerja.

4. Perasaan diakui.

5. Penghargaan atas hasil kerja.

6. Penyaluran perasaan.

Menurut Kustadi Suhandang, membina hubungan baik dengan para karyawan dapat dilakukan melalui kegiatan :

1. Pemberian pengumuman-pengumuman.

2. Personal Calls- Pertemuan Berkala.

3. Kotak Suara (kotak Saran).

4. Hiburan dan Darmawisata

5. Olah Raga.

6. Study Tour.

7. Hadiah-hadian dan Penghargaan.

8. Klinik dan Rumah Obat.

9. Tempat-tempat Ibadah.

10. Tempat-tempat Pendidikan.

 

2. Publik Manajer (manager public).

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.

Dalam hal ini jika manajer diperlukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan manajemen yang sangat menentukan maju mundurnya perusahaan. Untuk kondisi ini mereka merupakan orang-orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi perusahaan. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer, diantaranya:

1. Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan.

2. Uang Resiko Jabatan.

3. Kegiatan coffee morning di antara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya.

4. Koordinasi kerja antar bagian.

5. Jika memungkinkan menyediakan alat transportasi bagi kepentingan dinas.

6. Rumah dinas.

 

3. Publik Pemegang Saham (stockholder public)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Usaha membina hubungan dengan stockholder tidak lain adalah untuk tujuan memajukan perusahaan.

Komunikasi dengan mereka dapat dilakukan diantaranya dengan cara berikut :

1. Mengatakan selamat kepada pemegang saham yang baru.

Komunikasi seperti ini akan menimbulkan kesan baik, di mana para pemegang saham merasa dihargai dan dihormati dan mereka akan menganggap perusahaan kita adalah perusahaan yang bonafid.

2. Memberikan laporan

Laporan mengenai perkembangan perusahaan adalah merupakan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai kegiatan yang harmonis, di mana ini juga menanamkan kepercayaan pemegang saham kepada perusahaan.

3. Mengirimkan majalah organisasi

Majalah organisasi merupakan medium yang baik untuk membina hubungan harmonis dengan para pemegang saham, selain majalah intern juga tidak ada salahnya mereka dikirim majalah ekstern, sehingga mereka mengetahui atau dapat mengikuti perkembangan perusahaannya beserta segala kegiatannya.

4. Mengadakan pertemuan

Pertemuan secara face to face adalah bentuk komunikasi yang lain untuk membina hubungan yang harmonis, meningkatkan pengertian bersama, dan meningkatkan kepercayaan. Ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pertemuan antara pimpinan organisasi dengan para pemegang saham sehingga akan menambah eratnya hubungan, dapat juga diadakan pertemuan lengkap dengan seluruh karyawan, misalnya acara halal bihalal, peringatan ulang tahun perusahaan pertemuan yang membicarakan masalah pembagian keuntungan, penjualan saham baru.

 

4. Publik Buruh (labour public)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalah-masalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Dengan demikian public relations berarti turut juga melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak. Diantaranya sebagai berikut:

1. Menyelesaikan kasus tentang ada rasa permusuhan terhadap pimpinan dan sebagainya.

2. Tuntutan kenaikan upah sampai terjadinya mogok kerja.

3. Kasus PHK.

Contoh public internal public relations dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Pimpinan:  Memegang kendali agar perusahaan tetap kokoh.

2. Pemegam saham:  Membantu pimpinan dalam mengendalikan perusahaan.

3. Karyawan:  Secara tidak langsung dan langsung ikut serta mengendalikan perusahaan.

4. Peralatan perusahaan:  Kalau tidak ada peralatan,perusahaan tidak dapat memproduksi produk.

5. Produk Merupakan bagian internal terpenting dalam suatu perusahaan.

6. Gaji:  Kalau gaji layak maka karyawan akan semakin giat untuk memproduksi produk.

 

C.    HUMAS EKSTERNAL

Disini yang dimaksud dengan humas eksternal adalah segenap kegiatan humas yang diarahkan pada khalayak diluar perusahaan (masyarakat, agen, konsumen pemerintah, dan sebagainya), bukanya dalam kalangan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.[3]  Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik eksternal secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produknya, memperkenalkan produknya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat.

Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh public relations eksternal yakni sebagai berikut:

1. Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik.

2. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan.

3. Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif.

4. Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan.

5. Kegiatan eksternal public relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi atau perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing  dan lain sebagainya.

6. Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya. 

Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang public relations officer, yakni sebagai berikut:

 

1. Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations)

Membina hubungan dengan masyarakat sekitar merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih perusahaan kepada masyarakat sekitar. Dengan begitu menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan masyarakat sekitar ini seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.

2. Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan dengan pelanggan ini diantaranya:

a.       mempertahankan pelanggan lama.

b.      menarik pelanggan baru.

c.       Memasarkan atau memperkenalkan produk atau jasa baru.

d.      memudahkan penanganan keluhan pelanggan.

e.        mengurangi biaya. Customer relations dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain plant tour, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan special events.

3. Hubungan dengan  media massa dan pers (media dan  press relations)

Hubungan dengan media dan pers adalah upaya-upaya untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan[4]. Dengan terjalinnya hubungan baik terhadap media dan pers, perusahaan atau organisasi bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa.

Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konferensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).

4. Hubungan dengan pemerintah (government relations)

Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.

Sedangkan yang dimaksud publik eksternal adalah public yang berada di luar organisasi, instansi atau perusahaan yang harus diberikan informasi untuk dapat membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi public eksternal suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya.

Berikut dijelaskan tentang publik eksternal dan bentuk hubungan eksternal perusahaan.

1. Publik eksternal suatu perusahaan

Dengan adanya public eksternal dalam lingkup kegiatan public relation tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public eksternal. Sifat hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal Relations). Beberapa bentuk hubungan eksternal dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers. Arti harfiah dari pers adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan,  jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, radio, koran dan sebagainya. Prinsipnya pers relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers.

Public relations harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan atau instansi yang menyangkut pemberitaan baik negatif maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.

Ada sejumlah prinsip umum yang perlu diperhatikan oleh setiap praktisi humas dalam menciptakan dan membina hubungan pers yang baik. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Memahami dan melayani media.

2. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya.

3. Menyediakan salinan yang baik.

4. Bekerjasama dalam penyediaan materi.

5. Menyediakan fasilitas verifikasi.

6. Membangun hubungan personal yang kokoh[5].

2. Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :

1. Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.

2. Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.

3. Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.

4. Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.

5. Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

 

3. Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar atau tetangga. Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, diantaranya:

1. Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.

2. Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalak kan pendidikan

3. Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan

4. Mendirikan tempat ibadah.

5. Mengadakan pembagian makanan.

 

4. Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan atau pemasok)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi atau perusahaan atau instansi dapat diterima dengan baik.

 

5. Customer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik konsumen yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak konsumen yaitu bagi pihak konsumen merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika konsumen menggunakan barang tersebut. Kegiatan Customer Relations diantaranya sebagai berikut:

1. Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.

2. Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.

3. Pemberian kalender.

4. Pemberian buku telepon.

5. Melakukan publisitas.

6. Memberikan informasi kegiatan periklanan.

7. Memberikan potongan harga.

6. General Relations (Hubungan dengan umum)

Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk atau jasa dari perusahaan dapat menjadi perhatian dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi konsumen atau pelanggan.

 

7. Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan lembaga-lembaga pendidikan. Diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan.

2. Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah.

3. Memberikan beasiswa.

4. Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi.

Contoh public eksternal public relations dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Masyarakat: Orang yang nantinya akan membantu kelancaran proses distribusi bahkan biasa saja sekaligus menjadi konsumennya.

2. Konsumen: Pemakai produk dari suatu perusahaan.

3. Internet: Bisa menaikkan jumlah pembelian produk dengan cara melakukan penjualan online.

4. Media: Bisa menaikkan penjualan dengan memasang iklan yg menarik di media.

5. Pasar: Pasar yang strategis dan kondusif akan memudahkan pendistribusian produk.

6. Bank: Tempat penyimpanan agar dana perusahaan tetap berputar.

7. Transportasi: Transportasi yang baik melancarkan proses distribusi produk.

REGULASI BIDANG KEHUMASAN

 

KD. 3.2 MEMAHAMI REGULASI BIDANG KEHUMASAN

        4.2 MENGELOMPOKAN REGULASI BIDANG KEHUMASAN

1. Pengertian regulasi

Pengertian regulasi adalah suatu cara yang digunakan untuk mengendalikan masyarakat dengan aturan tertentu. Di bidang sosial, regulasi sering digunakan sebagai peraturan yang mengatur masyarakat seperti adanya norma.

2. Pengertian regulasi humas 

Regulasi humas adalah suatu cara untuk mengendalikan masyarakat dengan aturan tertentu dalam bidang kehumasan.

Tujuan dibuatnya regulasi atau aturan adalah untuk mengendalikan manusia atau masyarakat dengan batasan-batasan tertentu. Regulasi diberlakukan pada berbagai lembaga masyarakat, baik untuk keperluan masyarakat umum maupun untuk bisnis.

Istilah regulasi banyak digunakan dalam berbagai bidang, sehingga definisinya memang cukup luas. Namun secara umum kata regulasi digunakan untuk menggambarkan suatu peraturan yang berlaku dalam kehidupan bermasyarakat.

3. Tujuan humas 

·                     Mengetahui fungsi humas dalam sebuah organisasi.

·                     Mengetahui Organisasi Profesi Humas.

·                     Mengetahui kedudukan humas dalam organisasi.

·                     Mengetahui tugas humas dalam organisasi.

·                     Mengetahui kegiatan-kegiatan humas dalam organisasi. 

4. Macam-macam regulasi kehumasan

·                     UU No.14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik 

·                     permendagri no.3 tahun 2017 tentang pedoman pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi kementerian dalam negeri dan pemerintah daerah 

·                     Peraturan Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 30 Tahun 2011 tentang Tata Kelola Kehumasan Instansi Pemerintah

·                      Peraturan Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 31 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Infrastruktur Humas Pemerintah

·                     Peraturan menteri ristekdikti RI no.75 tahun 2016 tentang layanan informasi publik

·                     peraturan komisi informasi no.1 tahun 2010 tentang standar layanan informasi publik

·                     peraturan komisi informasi no.1 tahun 2013 tentang prosedur penyelesaian sengketa informasi publik 

·                     peraturan komisi informasi no.1 tahun 2017 tentang pengklasifikasian informasi publik 

·                     peraturan pemerintah RI no.61 tahun 2010 tentang pelaksanaan keterbukaan informasi publik

DAMPAK POSITIF DIBERLAKUKANNYA REGULASI KEHUMASAN:

1.                  Sikap profesionalisme akan semakin dijunjung tinggi oleh humas

2.                  Seorang humas akan jadi penyambung antara perusahaan dengan masyarakat umum

3.                  Informasi yang diberikan humas akan terjamin kebenarannya

DAMPAK NEGATIF

1.                  Informasi yang diberikan bisa disisipi kepentingan perusahaan atau organisasi

2.                  Proses penyampaian informasi lebih rumit, karena biasanya ada aturan tertentu

 

Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA

KOMPETENSI DASAR

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana 4.10Membuat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

3.10.1 Menjelaskan analisa perencanaan kebutuhan             3.10.2 Menguraikan jenis-jenis analisa kebutuhan             3.10.3 Menjelaskan pengusulan sarana dan prasarana             3.10.4 Mengidentifikasi bentuk-bentuk formulir rencana kebutuhan             4.10.1 Melakukan identifikasi kebutuhan sarana prasarana 4.10.2   Membuat perencanaan kebutuhian sarana prasarana 4.10.3   Membuat dokumen perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana dengan menggunakan komputer dengan tepat sesuai ketentuan

1. Analisa Perencanaan Kebutuhan

Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

 Analisa rencana kebutuhan merupakan salah satu mata rantai dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana yang tidak dapat dipisah-pisahkan hubungannya antara proses yang satu dengan proses yang lain.   Analisa perencanaan kebutuhan berawal dari kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh unit pemakai/pengguna (user), kemudian berdasarkan daftar inventarisasi tersebut unit organisasi  merencanakan macam dan jenis sarana apa yang dibutuhkan. 

Beberapa pertimbangan dalam kegiatan analisa perencanaan kebutuhan adalah harus selalu memperhatikan permasalahan yang berhubungan dengan:

a. Klasifikasi alat/sarana prasarana yang dibutuhkan.

b. Spesifikasi alat/sarana prasarana.

c. Dimana/lokasi mana alat/sarana prasarana akan digunakan.

d. Siapa yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.

e. Kapan alat/sarana prasarana akan digunakan.

f. Berapa jumlah/volumenya. 

Analisa rencana kebutuhan guna menunjang kelancaran proses dan pelaksanaan terhadap semua kebutuhan yang diperlukan sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas lembaga/pembelajaran, dapat kelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:

1) Barang tidak bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang tidak bergerak. 

2) Barang bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang bergerak.  

3) Hewan, barang yang termasuk hewan.  

4) Barang persediaan, adalah barang-barang baik yang bersifat tahan lama atau habis pakai yang keberadaannya untuk bahan pengganti jika peralatan yang berupa unit mengalami kerusakan sebagian komponennya, seperti; mouse, keyboard, external hardisct, lampu LCD, ban kendaraan, dll.

2. Jenis-Jenis Analisa Kebutuhan

Analisa kebutuhan sarana prasarana/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi dua, yaitu analisa kebutuhan kualitatif dan analisa kebutuhan kuantitatif. 

a. Analisa kebutuhan kualitatif

Analisa kebutuhan kualitatif pada dasarnya adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu.  .

Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:

1) Sarana/perlengkapan apa saja yang masih ada?  

2) Bagaimana kondisinya?  

3) Sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba di lokasi?  

b. Analisa kebutuhan kuantitatif

Analisa kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu. Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:

1) Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya?

2) Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?

3) Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?

Langkah-langkah analisia kebutuhan kuantitatif  adalah:

1) Untuk kebutuhan perabot, perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur     organisasi yang ada.
2) Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu diketahui sedikit banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan periode waktu tertentu.
3) Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor)perlu diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu ekstra, (waktu ekstra adalah waktu diluar jam istirahat tetap)
4) Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku sehingga menggangu proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.
5) Cara pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat diterapkan pada permasalahan ini dengan memperhatikan syarat-syarat atau faktor-faktor sebagai berikut:

a) Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).

b) Biaya setiap kali mengadakan pesanan

c) Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.   

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

l Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

l Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :

1. Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.

2. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.

3. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

l Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:

1. Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.

2. Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

3. Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.

4. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.

5. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

l Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

 

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a.        Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1.     Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2.     Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3.     Menyusun rencana pengadaan barang

  

b. Barang tak habis pakai

1. Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2. Memperkirakan biaya perlengkapan

3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4. Menyusun rencana pengadaan tahunan

 

c. Barang tidak bergerak

1)  Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a)   Menyusun rencana pengadaan tanah

b)   Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c)   Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d)   Mengadakan survei harga dilokasi

e)  Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2)  Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a)   Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b)   Mengadakan perhitungan luas bangunan

c)   Menyusun rencana anggaran biaya

d)  Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

 

3. Pengusulan Sarana Prasarana

Pengusulan alat/sarana prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing unit organisasi yang didukung dengan data yang lengkap dan detail dan dituangkan dalam format-format yang telah dibakukan agar memudahkan bagian pengadaan yang akan melakukan proses pembeliannya. Prosedur pengusulan sarana dan prasarana

Usulan kebutuhan sarana dan prasarana adalah kegiatan-kegiatan dan usaha yang dilakukan oleh satuan kerja untuk merumuskan suatu kebutuhan sarana dan prasarana berdasarkan dan berpedoman pada hal-hal sbagai berikut:

1) Usulan disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi yang akan menggunakan barang tersebut.

2) Usulan disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian yang ada.

3) Usulan disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang yang masih ada dan yang masih dapat digunakan.

a. Dasar pemikiran.Dasar pemikiran diadakan rencana usulan kebutuhan adalah:

1) Untuk meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok pegawai.

2) Untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai.

3) Untuk standar kerja yang baku.

4) Untuk memperoleh kualitas barang sesuai dengan aspek penggunaannya.

5) Untuk menghindari pemborosan.

b. Usulan berdasarkan pada macam dan jenis barang.

Kepala satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan perlengkapan atau sarana dan prasarana pendukung kerja, senantiasa harus berdasarkan standar baku yang telah ditetapkan. Standar baku ini dimaksudkan untuk: 

1) Memperoleh kepastian dan kebenaran sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

2) Memperoleh kepastian mutu/kualitas sarana dan prasarana yang bibutuhkan.

3) Memperoleh kepastian jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

4) Memperoleh standardisasi dan normalisasi terhadap sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Memudahkan bagian pengadaan/pembelian dalam proses pembelian.

c. Usulan rencana kebutuhan harus disusun sesuai dan berdasarkan pada pengelompokan barang/sarana dan prasarana. 

d. Proses penyusunan untuk barang bergerak dan tidak bergerak.

1) Barang bergerak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan dan penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

a) Dibuatkan daftar penyusunan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan masing-masing satuan kerja yang mengusulkan berdasarkan frekuensi/volume dan kecepatan penggunaannya.

b) Dibuatkan daftar perkiraan biaya dan harga perkiraan untuk pengadaan barang setiap periodenya.

c) Daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

2) Barang tidak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan, perawatannya atau pemeliharaannya, dan   penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

1) Dianalisa dengan tepat penggunaannya, dibuatkan susunan usulan perlengkapan sarana dan prasarana yang disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan kerja/organisasi dengan memperhatikan peralatan/sarana dan prasarana yang masih ada dan masih dapat digunakan dalam batas-batas efisiensi.

2) Dibuatkan daftar perkiraan biaya penyimpanan dan biaya pemeliharaan.

3) Disipkan daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

3) Barang tidak bergerak, dapat berupa tanah dan bangunan, pengusulannya dapat dirinci antara lain sebagai berikut:

Tanah;

a) Kepastian lokasi dan luasnya dan pengusulannya senantiasa sesuai dengan efektifitas penggunaan.

b) Dicermati tentang perencanaan tata kota (panologi) setempat.

c) Kepastian nilai atau harga tanah.

d) Diusulkan kepada satuan pengadaan lengkap dengan data yang syah dan akurat.

Bagunan, informasi yang diperlukan meliputi:

a) Fungsi bangunan/ruangan yang diusulkan.

b) Struktur organisasi dari satuan kerja yang akan menggunakan.

c) Perkiraan jumlah unit, ruang, dan pemakai yang akan menempati.

d) Jenis dan peralatan sarana dan prasarana yang akan ditempatkan.

e) Kepastian perhitungan jumlah dan luas bangunan.