Menerapkan Penerimaan Penyimpanan dan Penyaluran Sarana dan Prasarana

Penerimaan,penyimpanan,dan penyaluran sarana dan prasarana

A.    Administrasi sarana dan prasarana kantor

Secara Umum

Pengertian Sarana dan Prasarana secara umum adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi. dan sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi.

Menurut Para Ahli

Pengertian sarana dan prasarana menurut beberapa ahli yaitu

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

KBBI menyatakan bahwa Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Dan Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Menurut Moenir (1992-119)

Moenir menyatakan bahwa pengertian sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama atau pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja. Dari pengertian sarana yg di katakan Moenir tersebut jelas memberi petunjuk sarana dan prasarana merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut. Adalah peralatan pembantu atau juga peralatan utama, dan kedua alat tersebut berfungsi untuk mewujudkan suatu tujuan yang ingin di capai.

1.    Fungsi sarana dan prasarana

·         Dapat mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga mampu menghemat waktu.

·         Serta meningkatkan produktivitas baik barang maupun jasa.

·         Hasil kerja lebih berkualitas serta terjamin.

·         Dapat lebih sederhana atau memudahkan dalam gerak para pengguna atau pelaku.

·         Membuat ketetapan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin.

·         Dapat menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan.

·         Dan menimbulkan rasa puas pada orang-orang yang berkepentingan yang mempergunakannya.

2.    Tujuan administrasi sarana dan prasarana

1. mewujudkan situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan belajar maupun sebagai kelompok belajar ,yang memungkinkan peserta didik untuk mengembangkan kemampuan semaksimal mungkin.

2. Menghilangkan berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi dalam pembelajaran

3. Menyediakan dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan memungkinkan siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan intelektual siswa dalam proses pembelajaran

4. Membina dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi, budaya serta sifat- sifat individunya.

3.    Langkah-langkah administrasi sarana dan prasarana 
a. Mendata segala kebutuhan

b. Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli

c. Mencatat dan mengurusi

d. Mulai melakukan pengadaan

e. Melakukan pemakaian

f. Pertanggung Jawaban

g. Penyimpanan

B.   Administrasi penerimaan dan pendistribusian sarana prasarana kantor.

a)    Pengertian penerimaan sarana kantor

Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

b)    Fisik barang yang diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. 

c)    Dokumentasi

Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

d)    Cara penanganan barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima.

e)    Departemen pengolah data

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.

f)     Prosedur penerimaan barang

epartemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer

g)    Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

h)    Penerimaan dan penyimpanan

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

i)      Pendistribusian sarana dan prasarana

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.

-       Penyusun alokasi barang

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

-       Pengiriman barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       cara pengiriman

b.      pengemasan

c.       pemuatan

d.      pengangkutan

e.       pembongkaran

-       Penyerahan barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

j)      Departemen pengiriman

Menyiapkan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang

Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket).
Metode pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang.

k)    System pendistribusin barang

Distribusi artinya proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen agar bisa sampai kepada konsumen. Orang yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor. Distribusi merupakan kegiatan ekonomi untuk menjembatani segala kegiatan produksi dan konsumsi.

-       System langsung

Merupakan sistem distribusi yang sama sekali tidak menggunakan saluran distribusi. Seperti contoh distribusi sistem ini adalah penyaluran hasil pertanian oleh para petani langsung ke pasar.

-       System tidak langsung

Merupakan sistem distribusi yang menggunakan saluran distribusi dalam kegiatan distribusinya dan biasanya melalui agen. Seperti contoh : motor, mobil, TV dan lain-lain.

C.   Distribusi dan penggunaan sarana prasarana kantor

1.           Distribusi dengan kata lain adalah penyaluran dimana barang dari penyimpanan sementara untuk direalisasikan ke pengguna barang dalam hal ini adalah bagian-bagian yang memanfaatkan sarana dan prasarana kantor. Salah satu cara yang harus ditempuh untuk menjamin situasi dengan menciptakan sistem distribusi yang yang cepat, efisien, tetapi sekaligus aman. Agar sistem distribusi yang handal itu tercipta diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang tertentu dengan para petugas penyimpanan, yaitu:

a.    Kebutuhan yang jelas

Pengguna alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas dalam arti barang apa yang diperlukan, jumlah apa, dimana  diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan semua permintaan dari berbagai satuan kerja

b.    Kecakatan Petugas.

Terdapat kecakatan petugas gudang untuk memproses permintaan yang diterimannya dan menyampaikan/ mengirimkannya kepada satuan kerja.

2.           Penggunaan Sarana dan Prasarana Kantor

Penggunaan barang meliputi dua kategori yaitu inventaris yang tidak habis pakai dan inventaris habis pakai, dalam administrasi logistic prinsip efisiensi dan evektifitas merupakan hal perlu dipegang menjaga adanya pemborosan, pemborosan terjadi karena dua factor, yaitu: sikap dan kurangnya keteranpilan menyelesaikan tugas.

a.    Sikap Mental

Sikap mental pada dasarnya bentuk ketidakperdulian pada berfungsinnya alat/barang yang digunakan pegawai dan ketidakjujuran dalam mengelola kekayaan milik organisasi.

b.    Kurangnya Keterampilan

Kurangnya keterampilan menyelesaikan tugas, dalam melaksanakan tugasnnya sering banyak melakukan kesalahan. Hingga pembrosan terhadap alat/barang menjadi rusak.