KOMUNIKASI KANTOR

Oleh : Siti Zahra Nurfahmi, S.Pd

KORESPONDENSI

MODUL

KOMUNIKASI KANTOR

KOMPETENSI DASAR

3.1 Memahami komunikasi kantor

4. 1 Melakukan pengelompokan komunikasi kantor

A. Tujuan Pembelajaran

 

ü  Menjelaskan komunikasi kantor

ü  Mengemukakan fungsi komunikasi kantor

ü  Menguraikan jenis komunikasi kantor

ü  Memilih bentuk dan sarana komunikasi kantor

ü  Merancang bentuk dan sarana komunikasi

ü  Melakukan praktik komunikasi kantor

B. Peta Konsep

 

 

Dapat dilihat juga materi lengkap pada video di bawah ini :

C. Uraian Materi

KOMUNIKASI KANTOR

A.    KOMUNIKASI

1.      Pengertian komunikasi

Komunikasi menurut KBBI adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak.

Menurut Ensiklopedia, komunikasi adalah penyelenggaraan tata hubungan kegiatan menyampaikan warta, dari suatu pihak ke pihak lain dalam suatu organisasi/instansi.

Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian dan penerimaan pesan dengan menggunakan berbagai media dari suatu pihak kepada pihak lain sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.

2.      Unsur Komunikasi

1)      Pengirim Pesan (Komunikator)

Komunikator merupakan unsur komunikasi yang bertindak sebagai penyampai pesan. Komunikator merupakan sumber informasi bagi penerima pesan. Sehingga bagaimana komunikator mendeliver sebuah pesan sangat mempengaruhi keberhasilan. Apakah komunikan dapat menangkap dan mengerti sebuah pesan atau tidak, dan bagaimana respon yang dihasilkan komunikan sangat ditentukan oleh kemampuan komunikator dalam menyampaikan pesan.

2)      Pesan

Pesan merupakan ide, informasi atau berita yang ingin disampaikan komunikator kepada komunikan. Pesan disini bisa berupa kata-kata, tulisan, gambar atau lainnya. (baca juga: bahasa sebagai alat komunikasi) Pesan mengandung materi yang ditujukan untuk mempengaruhi atau mengubah komunikan. Pesan sendiri terbagi dalam beberapa jenis sebagai berikut:

3)      Media komunikasi

Media komunikasi merupakan sarana atau saluran yang digunakan oleh komunikator untuk menyampaikan sebuah pesan. Dalam berkomunikasi, pesan akan diterima oleh pancaindra manusia baru selanjutnya diproses dalam pikirannya dan kemudian menghasilkan sebuah feedback. Pesan yang disampaikan dalam bentuk sebuah gambar dan suara biasanya akan lebih menarik dari pada pesan yang  hanya disampaikan lewat tulisan saja.

Pemilihan media atau sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sebuah pesan, bergantung pada sifat, jenis, atau bentuk pesan yang akan disampaikan. Pesan dalam bentuk tulisan misalnya, dapat disampaikan menggunakan media Koran atau majalah, sedangkan media televisi bisanya digunakan untuk menyampaikan pesan dalam bentuk video (gambar dan suara).

4)      Komunikan

Komunikan merupakan penerima pesan, pihak yang menjadi sasaran komunikasi. Target yang ditentukan oleh komunikator untuk menerima pesan yang disampaikannya. Komunikan bisa seorang indivisu, kelompok, organisasi atau lainnya. Komunikan mempunyai tanggung jawab untuk dapat memahami apa yang disampaikan komunikator kepadanya, untuk itu seorang komunikan yang baik harus memperhatikan apa yang disampaikan komunikator dengan baik.

5)      Feedback

Feedback atau umpan balik merupakan respon yang diberikan komunikan untuk menanggapi pesan yang telah diterimanya dari komunikator. Sama seperti keempat unsur komunikasi yang telah disebutkan sebelumnya, feedback memegang peranan penting dalam tercapainya tujuan komunikasi. Feedback dari komunikan akan mengukur apakah komunikasi berjalan dengan baik, apakah komunikan memahami pesan yang disampaikan, dan apakah tujuan komunikasi tercapai atau tidak.

Feedback dari komunikan bisa berupa apa saja, baik gesture tubuh seperti gelengan atau anggukan kepala, senyuman atau prilaku seperti mencatat informasi, atau juga ucapan tanggapan berupa gumaman tertentu. Feedback sendiri dibagi menjadi dua kategori, yatu:

a)      Feedback Netral adalah jenis feedback yang sulit untuk dinilai sebagai isyarat / gejala yang menunjukkan respon positif atau negatif. Dengan kata lain feedback netral adalah feedback yang tidak jelas wujudnya; apakah itu positif atau negatif.

b)      Feedback Zero adalah feedback yang sulit dimengerti oleh komunikator. Komunikator tidak tahu harus menafsirkan isyarat / gejala yang muncul dari komunikan.

c)      Feedback negatif merupakan respon yang sifatnya cenderung tidak setuju atau menolak pesan yang disampaikan. 

d)     Feedback positif positif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memahami, membantu dan mau bekerja sama dengan komunikator untuk mencapai sasaran komunikasi tertentu, dan tidak menunjukkan perlawanan / pertentangan.

3.         Proses Komunikasi

 

Proses komunikasi adalah serangkaian tahapan komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya sehingga menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya.

Dari Proses Komunikasi yang dijelaskan diatas, terdapat 7 elemen penting dalam suatu proses komunikasi yaitu Pengirim informasi (Sender), Simbol/Isyarat (Encoding), Saluran (Channel),  Mengartikan Simbol/Isyarat (Decoding), Penerima (Receiver), Umpan Balik (Feedback) dan Pesan (Message) itu sendiri. Berikut ini adalah pembahasan singkat mengenai ketujuh elemen dalam proses komunikasi ini.

a)      Pengirim (Sender)

Pengirim (Sender) atau disebut dengan Komunikator adalah individu, kelompok atau organisasi yang memulai komunikasi yang telah mengkonseptualisasikan gagasan yang ingin disampaikan ke pihak lain. Pengirim ini merupakan pihak pertama yang bertanggung jawab atas keberhasilan penyampaian informasi. Pengalaman, sikap, pengetahuan, keterampilan, persepsi dan budaya pengirim akan mempengaruhi informasi atau pesan yang akan dikirimkan. Menurut Burnett & Dollar (1989), “Kata-kata tertulis, kata-kata yang diucapkan dan bahasa non-verbal yang dipilih adalah hal terpenting dalam memastikan penerima menafsirkan pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim”. Contohnya seorang manajer ingin menginformasikan ke bawahannya mengenai pengenalan produk baru, maka manajer tersebut dapat dikatakan sebagai Pengirim atau Sender.

b)     Pesan (Message)

Yang dimaksud dengan pesan dalam proses komunikasi ini adalah ide, perasaaan, pedoman, instruksi, perintah atau konten apapun yang dimaksudkan untuk dikomunikasikan. Contohnya seperti pesan untuk pengenalan produk, pesan instruksi yang harus dilakukan oleh bawahan dan  lain sebagainya.

c)      Konversi Pesan ke bentuk Simbolis (Encoding)

Proses ini merupakan proses mengubah ide, pemikiran atau komponen pesan/informasi lainnya yang akan dikomunikasikan tersebut menjadi simbol, kata-kata, tindakan, diagram, gerakan tubuh, gambar dan lain-lainnya. Simbolis-simbolis yang digunakan ini harus dapat dipahami oleh penerima informasi. Pengetahuan, persepsi, keterampilan, latar belakang dan kompetensi pengirim informasi memiliki dampak yang sangat besar terhadap keberhasilan penyampaian pesan atau informasi ini.

d)     Saluran Komunikasi (Communication Channel)

Pengirim memilih saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesannya kepada penerima. Pemilihan media ini harus dilakukan dengan hati-hati agar pesan atau informasi yang akan disampaikannya ini secara efektif dapat ditafsirkan dengan benar oleh penerima. Pilihan media atau saluran komunikasi ini tergantung pada hubungan interpersonal antara pengirim dan penerima dan juga urgensi pesan yang akan dikirim. Berbagai bentuk media atau saluran komunikasi yang dapat digunakan diantaranya seperti tatap muka, surat, televisi, telepon, email dan lain-lainnya.

e)      Pengartian ulang Simbolis (Decoding)

Di proses decoding ini, penerima menafsirkan pesan pengirim dan mencoba memahaminya  sebaik mungkin. Komunikasi yang efektif hanya terjadi jika penerima memahami sama persis apa yang dimaksudkan oleh pengirim.

f)       Penerima (Receiver)

Receiver atau Penerima adalah orang yang ditargetkan untuk pesan atau informasi tersebut. Penerima informasi harus mencoba sebaik mungkin untuk memahami apa yang dimaksudkan oleh pengirim informasi sehingga tujuan komunikasi tercapai. Sejauh mana pemahaman penerima informasi ini tergantung pada subyek, pengalaman, pengetahuan, kepercayaan dan hubunganya dengan pengirim.

g)      Umpan Balik (Feedback)

Umpan balik atau feedback adalah langkah terakhir dari proses komunikasi untuk memastikan penerima telah menerima pesan dan telah menafsirkannya dengan benar sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim. Feedback ini akan meningkatkan efektivitas komunikasi karena memungkinkan pengirim untuk mengetahui keefektifan pesannya. Tanggapan dari penerima dapat berupa verbal maupun non-verbal.

 

B. FUNGSI KOMUNIKASI KANTOR

1.      Fungsi Kontrol

Fungsi komunikasi yang digunakan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa dia harus melaporkan kembali hasil pekerjaannya, dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasannya. Selain itu, komunikasi juga dapat mengontrol perilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lamban atau lelet, teman yang lain akan melakukan komunikasi atas dasar ketidak puasan mereka dengan kinerjanya, baik berupa menjauhi, atau mengejek secara langsung bahwa yang bersangkutan bekerja terlalu lambat.

2.      Fungsi Motivasi

Fungsi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan cara memberikan dorongan untuk bekerja lebih giat.fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback atau umpan balik kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya. Motivasi tersebut dapat berupa memberikan kata-kata yang dapat membangkitkan semangat kerja, pemberian insentif, pemberian tunjangan, memberikan bonus, memberikan upah lebih tinggi, memberikan kenaikan pangkat atau apapun yang dapat meningkatkan kinerja para pekerja.

3.      Fungsi Emosi

Salah satu tujuan bekerja adalah untuk berinteraksi dengan lingkungan sosial. Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah komunikasi dimana masing-masing anggota dapat menyampaikan emosinya, baik emosi positif maupun emosi yang negatif. Emosi yang negatif misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya, tidak puas dengan gaji yang diterima, tidak puas dengan pelayanan manajemen yang diberikan kepadanya atau hal-hal lain yang mengandung hal negatif bagi organisasi. Sedangkan emosi yang positif berarti penyampaian dari emosi yang membangun yang harus dikelola untuk kemajuan perusahaan, misalnya dengan kepuasan karena dilayani dengan baik dalam bekerja, diperhatikan oleh atasan, gaji yang mencukupi dan hal-hal lain yang mengandung hal positif bagi organisasi.

4.      Fungsi Informasi

Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternatif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan lebih mudah dalam mengambil keputusan. Fungsi ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada seluruh elemen kantor. Informasi yang diberikan sebaiknya harus berdasarkan fakta, transparan dan memberikan manfaat bagi pemberi dan juga penerima informasi.

 

C.    BENTUK DAN JENIS KOMUNIKASI

1.      Bentuk Komunikasi

Berbagai bentuk komunikasi banyak kita jumpai di lingkungan sekitar, dan bahkan terkadang kita juga melakukan komunikasi tersebut. Terkadang komunikasi yang kita lakukan bersifat pribadi antar personal, sering juga kita melakukan komunikasi antar kelompok, antar kelas, antar institusi, ataupun komunikasi kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Bentuk-bentuk komunikasi yang akan dibahas meliputi: komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi, dan komunikasi massa. Berikut bahasannya secara lebih lanjut.

1)      Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi intrapersonal merupakan komunikasi intrapribadi yang artinya komunikasi yang dilakukan kepada diri sendiri. Proses komunikasi ini terjadi dimulai dari kegiatan menerima pesan/informasi, mengolah dan menyimpan, juga menghasilkan kembali.

Contoh kegiatan yang dilakukan pada komunikasi interpersonal adalah berdoa, bersyukur, tafakkur, berimajinasi secara kreatif dan lain sebagainya.

2)      Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antarpribadi. Komunikasi ini juga dapat diartikan sebagai proses pertukaran makna dari orang yang saling berkomunikasi antara satu individu dengan individu lainnya.

3)      Komunikasi Kelompok

Komunikasi kelompok dapat diartikan sebagai tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud dan tujuan yang dikehendaki. Seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri atau pemecahan masalah. Komunikasi kelompok merupakan komunikasi yang dillakkan oleh beberapa orang lain atau sekelompok orang.

Contoh komunikasi kelompok antara lain kuliah, rapat, briefing, seminar, workshop dan lain-lain. Dalam komunikasi kelompok, setiap individu yang terlibat dalam kelompok masing-masing berkomunikasi sesuai dengan peran dan kedudukannya dalam kelompok tersebut. Pesan atau informasi yang disampaikan juga menyangkut kepentingan seluruh anggota kelompok dan bukan bersifat pribadi.

4)      Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah komunikasi antarmanusia yang terjadi dalam hubungan organisasi. Komunikasi organisasi merupakan proses komunikasi yang berlangsung secara formal maupun nonformal dalam sebuah sistem yang disebut organisasi.

Komunikasi organisasi sering dijadikan sebagai objek studi sendiri karena luasnya ruang lingkup komunikasi tersebut. Pada umumnya komunikasi organisasi membahas tentang struktur  dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian, serta budaya organisasi.

 

5)      Komunikasi Massa

Komunikasi massa merupakan bentuk komunikasi yang menggunakan saluran (media) dalam menghubungkan komunikator dan komunikan secara massal, berjumlah banyak, bertempat tinggal yang jauh, sangat heterogen, dan menimbulkan efek tertentu. Jadi, Komunikasi massa sebagai pesan yang dikomunikasikan melalui media massa pada sejumlah besar orang.

Bentuk komunikasi berdasarkan ruang lingkup kantor ada 2 yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

1)      Komunikasi Internal

Komunikasi yang terjadi di dalam lingkungan internal kantor itu sendiri. Komunikasi internal terbagi 3

a.       Komunikasi vertikal adalah suatu komunikasi dari atas kebawah dan bawah ke atas, biasanya pimpinan terhadap bawahanya. Dan bawahan terhadap pimpinanya tersebut

b.      Komunikasi horizontal adalah komunikasi antara semasama yang sejajar. Semisalnya karyawan dengan karyawan, pelajar dengan pelajar.

c.       Komunikasi diagonal adalah komunikasi pegawai pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi serta tidak mempunyai wewenang langsung.

2)      Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi dengan diluar dari pribadi seperti pimpinan organisasi satu dengan pimpinan organisasi lainya atau dengan masyarakat. Dan membahas sesuatu masalah eksternal yang penting-penting saja. Contoh pimpinan aqua bertemu dengan ketua PDAM, membahas sesuatu kepenting air untuk kehidupan dimasyarakat.  

2.      Jenis-Jenis Komunikasi

1.      Komunikasi Menurut Cara Penyampaian

Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain mahluk individu juga sekaligus mahluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara trampil berkomunikasi, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.

Kiranya tidak terlalu sulit untuk mengenali cara-cara penyampaian informasi dalam komunikasi, karena pada dasarnya kita telah melakukannya dalam kehidupan sehari-hari.

Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :

1)      Komunikasi Lisan

Komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatap muka, misalnya dialog dua orang, wawancara maupun rapat dan sebagainya.Komunikasi yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon dan sebagainya.

2)      Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu.

Contoh-contoh komunikasi tertulis ini antara lain:

ü  Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.

ü  Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.

ü  Gambar dan foto, karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

ü  Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.

2.      Komunikasi Berdasarkan Jalur Komunikasi

Di dalam proses komunikasi dapat kita ketahui terjadinya interaksi dua belah pihak tersebut sebagai berikut :

1)      Komunikasi Langsung

Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh jarak.

2)      Komunikasi Tidak Langsung

Proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat-alat atau media komunikasi.

c. Jenis Komunikasi Berdasarkan Kedinasan

1)      Komunikasi Formal

Komunikasi Formal biasanya berlangsung di dalam sebuah organisasi, komunikasi formal biasanya sudah memiliki aturan dan tata cara sendiri menurut aturan dari organisasi ataupun perusahaan itu sendiri.

2)      Komunikasi Informal

Komunikasi Informal merupakan bentuk komunikasi yang bukan ditentukan oleh struktur organisasi dan mendapat pengakuan resmi serta tidak berpengaruh kepada relevansi organisasi yang bersangkutan.

3)      Komunikasi Nonformal

Komunikasi Nonformal adalah jenis komunikasi yang berlangsung antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, komunikasi nonformal  bertujuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan organisasi.

3.      Jenis-Jenis Komunikasi Menurut Ruang Lingkupnya

Berikut ini merupakan macam-macam komunikasi berdasarkan ruang lingkupnya beserta penjelasannya meliputi komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

1)      Komunikasi Internal

Komunikasi Internal merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dalam ruang lingkup lingkaran organisasi atau perusahaan yang berlangsung di antara anggota-anggotanya saja.

2)      Komunikasi Eksternal

Komunikasi Eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara organisasi dan pihak masyarakat di luar organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi eksternal bertujuan untuk mendapatkan pengertian, bantuan, kepercayaan, dan bekerja sama dengan masyarakat sehingga golongan yang berkepentingan bisa berkontribusi kepada perusahaan sekaligus daerahnya.

4.      Jenis-Jenis Komunikasi Menurut Jumlah Pelaku yang Terlibat

Berikut ini merupakan macam-macam komunikasi berdasarkan jumlah pelaku yang terlibat beserta penjelasannya meliputi komunikasi perseorangan dan komunikasi kelompok.

1)      Komunikasi Perseorangan

Pengertian komunikasi perseorangan adalah jenis komunikasi yang berlansung secara perseorangan antara individu dengan individu tentang masalahan yang bersifat pribadi.

2)      Komunikasi kelompok

Komunikasi yang terjadi dalam suatu kelompok tentang masalah-masalah yang menyangkut keperluan banyak orang di dalam kelompok.

5.      Jenis-Jenis Komunikasi Menurut Aliran Informasi

Berikut ini merupakan macam-macam komunikasi berdasarkan aliran informasi beserta penjelasannya meliputi komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah.

1)      Komunikasi Satu Arah

Pengertian komunikasi satu arah adalah jenis komunikasi yang menitikberatkan pada penyampaian pesan, tanpa mengharapkan umpan balik, misalnya adalah bentuk instruksi dan perintah.

2)      Komunikasi Dua Arah

Komunikasi dua arah adalah komunikasi yang bersifat timbal balik, komunikasi dua arah memberi kesempatan untuk merespons komunikatornya.

3)      Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas merupakan jenis komunikasi dari staf kepada pimpinan.

4)      Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke bawah merupakan jenis komunikasi dari pimpinan kepada staf

5)      Komunikasi ke samping

Komunikasi ke samping merupakan jenis komunikasi yang terjadi pada orang yang memiliki posisi sejajar

 

D.    SARANA KOMUNIKASI KANTOR

Sarana komunikasi dapat lebih efektif dnegan menggunakan sarana komunikasi. Sarana komunikasi tersebut disebut juga media komunikasi, sarana adalah saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Sarana terbagi menjadi dua yakni Sarana komunikasi Internal dan sarana komunikasi eksternal.

Fungsi sarana komunikasi

a)      Mempermudah penyampaina pesan atau berita

b)      Mempersingka waktu dalam penyampaian pesan atau berita

c)      Mengefektifkan proses penyampaian pesan atau berita

d)     Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator

e)      Sebagai alat unutk membangkitakan daya tarik pesan atau berita

f)       Merupakan alat hiburan dan mendidik komunikan

1.      Sarana Komunikasi Eksternal

a.       Media Cetak

Beragam jenis media komunikasi yang bisa dilakukan melalui sebuah proses percetakan serta bisa dipakai sebagai sarana menyampaian informasi atau pesan. Contoh : buku, surat kabar, majalah, serta brosur.

b.      Media visual atau media pandang

Penerimaan pesan yang tersampaikan melalui panca indera dan dapat dilihat . Contoh : gambar dan Foto.

c.       Media audio

Penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalu indera pendengaran. Contoh: Radio dan Tape recorder.

d.      Media Audio visual aid (AVA)

Media komunikasi yang bisa dilihat serta juga bisa didengar, agar mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh : televisi.

2.      Sarana Komukasi Internal

a.       Saluran komunikasi internal tertulis

Saluran komunikasi dalam internal kantor dapat berbentuk surat, nota, memo dan lainnya.

b.      Saluran komunikasi internal lisan

Misalnya : telepon, teleconference, rapat kerja dan sebagainya.

E.     KOMUNIKASI EFEKTIF

 

Untuk melakukan Komunikasi yang Efektif, terdapat 7 faktor Komunikasi yang perlu diperhatikan. 7 Faktor Komunikasi ini sering disebut dengan 7C Komunikasi atau 7C’s of Communication. Berikut ini adalah 7C untuk Komunikasi Efektif yang dimaksud.

 

Perhatikan 7C berikut:

 

1.      Clear (jelas) : saat menyampaikan pesan, pastikan informasinya jelas dan dapat dimengerti oleh si penerima pesan.

2.      Concise (singkat, padat) : sampaikan pesan dengan singkat, ringkas, atau padat, tidak bertele-tele.

3.      Concrete (konkret) : pesan yang disampaikan adalah sesuatu yang konkret atau nyata, bukan sesuatu yang abstrak.

4.      Correct (benar) : pesan atau informasi yang disampaikan harus benar, alias tidak mengada-ada.

5.      Coherent (masuk akal) : pesan atau informasi yang baik adalah pesan yang logis atau masuk akal.

6.      Complete (lengkap) : sampaikan pesan dengan tuntas, supaya informasinya diterima dengan baik.

7.      Courteous (sopan) : sampaikan pesan atau informasi dengan cara yang sopan, dengan siapapun Anda bicara.