Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor

Konsep Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor

1.    Pengertian pemanfaatan Sarana dan prasarana

Menurut kamus besar bahasa indonesia, pemakainan atau pemanfaatan diartikan sebagai aktivitas atau pembuatan pemakai. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pemakaian atau pemanfaatan adalah kegiatan memakai suatu barang atau produk untuk mencapai tujuan tertentu.

Pada era modern serta globalisasi ini, tentu sudah banyak perusahaan yang memiliki sarana dan prasarana kantor yang lengkap, sehingga sangat menunjang proses produksi dalam suatu perusahaan. Akan tetapi, tidak sedikit yang berpendapat bahwa tingkat kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana tidak dapat dipertahankan secara terus temerus. Sementara itu, ketersediaan sarana dan prasarana seringkali tidak secepat yang diharapkan. Oleh karena itu, diupayakan pengelolaan pemakaian dan pemanfaatan sarana dan prasaran secara baik, agar kualitas dan kuantitas sarana prasarana dapat dipertahankan dalam waktu yang relatif lebih lama.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam hal pemakain serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor agar mendukung proses produktivitas dalam sebuah perusahaan, yaitu sebagai berikut :

a.         Kesesuaian antara alat dengan tujuan perusahaan

b.         Tersedianya sarana dan prasarana penunjang

c.         Tujuan yang akan dicapai

d.         Jenis produk perusahaan

2.    Prinsip Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor

Terdapat dua prinsip pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut :

a.         Prinsip Efisiensi : prinsip efisiensi berarti dan semua pemakaian sarana dan prasarana kantor harus dilakukan secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.

b.         Prinsip Efektivitas : prinsip efektivitas berarti semua pemakaian sarana dan prasarana kantor di sebuah perusahaan harus ditujukan semata mata dalam memperlancar pencapaian tujuan perusahaan, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Pada perkantoran modern, administrasi sarana dan prasarana memegang teguh prinsip efisiensi dan evektifitas dengan maksud untuk menghindari adanya pemborosan. Pemborosan terjadi karena dua faktor, yaitu sebagai berikut.

-       Sikap mental boros dapat terjadi karena ketidak pedulian pada berfungsinya alat atau barang yang digunakan pegawai.

-       Kurangnya keterampilan pemborosan sarana dan prasarana diakibatkan oleh kurangnya keterampilan dalm menyelesaikan tugas. Adapun dalam melaksanakan tugasnya, para pegawai sering melakukan kesalahan.

Berdasarkan aspek pemanfaatanya, barang yang menjadi sarana dan prasarana kantor dibedakan menjadi dua yaitu :

-       Barang habis pakai

-       Barang tidak habis pakai

3.    Petunujuk Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor

a.    Melaksanakan pengawasan dan pembinaan secara terus-temerus terhadap kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor oleh personel perusahaan

b.    Melatih semua personel perusahaan untuk mengoprasikan dan merawat sarana dan prasarana kantor sesuai dengan petunjuk teknis yang telah disesuaikan

c.    Memotivasi semua personel yang telah dilatih agar selalu menggunakan  sarana dan prasarana kantor berdasarkan petunjuk teknis yang telah disediakan.

d.    Mengingatkan bagian pengadaan agar tidak lupa meminta petunjuk teknis pemakaian kepada toko ataupun penjual ketika membeli peralatan dalam perkantoran.

e.    Mengkaji dan memahami semua isi petunjuk teknis pemanfaatan serta mendeskripsikan kembali dalam bentuk yang sekiranya lebih mudah dipahami semua pihak yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor tersebut.

f.     Menyampaikan isi petunjuk yang telah di deskripsikan kepada semua pihak atau personel perusahaan yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor.

4.    Pengaturan kegiatan pemakaian serta pemanfaatan sarana dan prasaran kantor

Sistem pengaturan yang digunakan sebelum alat-alat kantor dapat dioperasikan disebut dengan istilah pengaturan awal. Kegiatan pengaturan awal terdiri atas beberapa langkah yaitu :

a.    Memberikan identitas pada alat, yaitu nomor inventaris dengan kode tertentu untuk jenis tertentu.

b.    Pencatatan alat kedalam buku inventaris

c.    Penempatan alat kedalam ruang atu lemari yang sudah diberikan kode tertentu.

Berkaitan dengan pengaturan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu sebagai berikut :

-       Alat alat langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti mesin kantor, perabot kantor, dan alat komunikasi kantor.

-       Alat alat tidak langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti bangunan perusahaan, meja, kursi, dan kamar kecil.

5.    Pemanfaatan saran dan prasana kantor

a.    Banyaknya sarana dan prasarana

b.    Banyaknya ruangan dalam suatu perusahaan

c.    Banyaknya personel dalam suatu perusahaan

Adanya penggunaan asas sentralisasi dan desentralisasi maka pengaturan pemanfaatan sarana dan prasaran kantor dapat dilaksanakan dengan beberapa tatanan yaitu :

a.    Sarana dan prasarana untuk kegiatan produktivitas tertentu

b.    Sarana dan prasaran untuk menunjang beberapa kegiatan sekaligus

Pengaturan sarana dan prasaran diantaranya :

-       Sarana dan prasarana digunakan secara bergantian

-       Sarana dan prasaran disimpan dalam ruangan tertentu. Personel perusahaan yang memiliki kepentingan atas alat tertentuk akan datang keruangan tempat alat tersebut disimpan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memanfaatkan sarana dan prasarana kantor yaitu sebagai berikut :

1)        Hendaknya kegitan kegiatan pokok perusahaan merupakan prioritas utama dalam memanfaatkan saran dan prasarana kantor.

2)        Waktu dan jadwal pemanfaatan hendak dilakukan dengan melihat kalender produksi suatu perusahaan.

3)        Penugasan atau penunjukan  personel sesuai keahlian pada bidangnya agar pemanfaatan sarana dan prasarana tidak cepat rusak.

6.    Praktik pemanfaatan sarana dan prasarana kantor

Ada beberapa pemanfaatan sarana prasarana di kantor, yaitu meliputi pemanfaatan peralatan atau perlengkapan kantor (ATK), pemanfaatan mesin mesin kantor, pemanfaatan perabot kantor dan pemanfaatan alat komunikasi kantor.

a.    Pemanfaatan perlengkapan kantor atau alat tulis kantor

b.    Pemanfaatan mesin-mesin kantor

c.    Pemanfaatan perabot kantor

d.    Pemangaatan alat komunikasi kantor.

MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA PELANGGAN

 MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA PELANGGAN

KELAS XII/5

2 KD1. Mendiskripsikan Pelayanan PrimaINDIKATOR1.1 Mampu menjelaskan pengertian pelayanan prima1.2 Mampu mengidentifikasi Konsep Pelayanan Prima berdasarkan A31.3 Mampu memahami dan menerapkan prinsip-prinsip pelayanan prima di unit kerja sesuai SOP- Pengertian pelayanan prima- Konsep pelayanan Prima berdasarkan konsep A3- Prinsip-prinsip Pelayanan PrimaMateri PembelajaranKegiatan Pembelajaran- Menjelaskan pengertian pelayanan prima- Menjelaskan konsep-konsep pelayanan primaberdasarkan A3- Menjelaskan Prinsip-prinsip Pelayanan Prima

3 KONSEP PELAYANAN PRIMA BERDASARKAN A3
Pelayanan Prima adalah pelayanan maksimal yang ditujukan kepada pembeli potensial (calon pembeli) dan kepada pelanggan tetap. Pelayanan Prima sebagai faktor kunci bagi keberhasilan setiap usaha.KONSEP PELAYANAN PRIMA BERDASARKAN A3PENDEKATAN/KONSEPA3S I K A P(Attitude)PERHATIAN(Attention)TINDAKAN(Action)PELAYANAN STANDAR

4 Pendekatan/Konsep Perhatian
SIKAPPenampilan yg sopan dan serasiBerpikiran positif, sehat dan logisSikap menghargaiPendekatan/Konsep PerhatianMendengaran & memahami secara sungguh-sungguh kebutuhan para pelangganMencurahkan perhatian penuh kepada para pelangganMengamati & menghargai perilaku para pelangganPENDEKATAN/KONSEP TINDAKANMencatat setiap pesanan pelangganMencatat Kebutuhan PelangganMenegaskan kembali kebutuhan pelangganMewujudkan kebutuhan pelangganMenyatakan terima kasih dng harapan pelanggan mau kembali

5 Prinsip-prinsip Pelayanan Prima
Memuaskan Pelanggan.Tidak ada keluhan pelanggan.Orang pelayanan wajib menanggapi dari permasalahan/keluhan pelangganMengetahui sumber-sumber keluhan pelanggan dan mengetahui cara mengatasi keluhan tersebut.Dengan melihat kepada hal diatas, ada 3 (tiga) hal yang dapat ditarik sebagai perkiraan  (Porcasting) terhadap pelayanan yang mengacu kepada kepuasan pelanggan, antara lain :Kalau kinerja Unsur Pelayan dibawah harapan, maka pelanggan akan merasa kecewa.Kalau kinerja Unsur Pelayanan sesuai harapan, maka pelanggan akan merasa puas.Kalau kinerja Unsur Pelayanan melebihi harapan, maka pelanggan akan sangat puas.

6 2. Mengidentifikasi Pelanggan dan Kebutuhannya KD
INDIKATOR2.1 Mampu mengidentifikasi pengertian informasi dengan benar2.2 Mampu menyebutkan teknik pengumpiulan infromasi2.3 Mampu menjelaskan teknik mengelola informasi yang sesuai dengan kebutuhanpelanggan2.4 Mampu mengidentifikasi kebutuhan pelanggan untuk memberikan pelayanan2.5 Mampu mengidentifikasi kebutuhan infromasi untuk menemukan kebutuhan pelangganMATERI- Pengertian informasi-Teknik pengumpulan informasi- Teknik pengelolaan infromasi- Pengertian pelanggan & kebutuhannya-Teknik mendapatkan umpan balik tentang informasi yang diterima sesuai kebutuhanorganisasiKegiatanPembelajaran- Menjelaskan pengertian informasiMenjelaskan teknik pengumpulan informasi- Menjelaskan teknik pengelolaan informasi- Mengidentifikasi kebutuhan pelangganMenjelaskan teknik mendapatkan umpan balik sesuai kebutuhan organisasi

7 Teknik Pengumpulan informasi
Informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi .Teknik Pengumpulan informasi :WawancaraPengambilan sampelObservasiKuesioner

8 Mengelola InformasiMemilah Data; aktual, terpercaya, akurat, dan uptodate.Menyimpan Data; pengarsipan secara sistematis.Memilah DataData informasi yang langsung dapat ditampilkanData informasi yang harus diolah dulu, baru bisa ditampilkan sebagai data baru

9 Pengertian PelangganOrang atau instansi/lembaga yang melakukan pembelian produk, baik barang maupun jasa secara berulang-ulang.PELANGGANSeorang yang membeli suatu barang atau jasa karena ingin mencoba atau karena merupakan alternatif. Jadi mereka masih dalam tahap berpikir. (Akan jadi pelanggan apabila si penjual pandai menawarkan barang yang dijualnya)CALON PELANGGAN

10 KEBUTUHAN PELANGGAN KEBUTUHAN PRAKTIS KEBUTUHAN FISIK KEBUTUHAN
EMOSIONAL

11 MACAM-MACAMRESPON/UMPAN BALIKDalamKOMUNIKASIUMPAN BALIKPOSITIFUMPAN BALIKNEGATIFUMPAN BALIKNETRALUMPAN BALIKZERO/KOSONG

12 TEKNIK-TEKNIK mendapatkan RESPON/UMPAN BALIK
Sebar survei dan kuesioner.Jaga hubungan dengan semua pelanggan anda.Buat komunitas khusus pengguna produk anda.Permudah cara pelanggan menghubungi anda.Berikan berbagai produk secara gratis pada beberapa pelanggan..Hubungi pelanggan saat mereka ulang tahun atau liburan.

13 3. Memberikan Pelayanan Prima Kepada Pelanggan
KD3. Memberikan Pelayanan Prima Kepada PelangganINDIKATOR3.1 Mampu mengidentifikasi kebutuhan pelayanan prima secara efektif dan efisien sesuaiSOP3.2 Mampu mengidentifikasi jenis-jenis harapan pelanggan sesuai dengan kebutuhanpelanggan3.3 Mampu menangani ketidak puasan pelanggan secara tepat waktu dalam mengambiltindakan pemecahannya (Solusi)3.4 Mampu membangun hubungan dengan pelanggan untuk memberikan pelayanan sesuaidengan kebutuhan pelanggan3.5 Mampu mempraktekkan kegiatan pelayanan prima kepada pelangganMATERI- Kebutuhan-kebutuhan pelanggan- Jenis-jenis harapan pelangganTindakan penanganan (solusi) ketidak puasan pelanggan- Pengembangan hubungan dengan pelanggan- Kualitas pelayanan kepada pelanggan- Menjelaskan kebutuhan pelangganMenjelaskan jenis-jenis harapan pelangganMengidentifikasi cara-cara penanganan ketidak puasan pelangganMenjelaskan cara-cara/strategi pengembangan hubungan dengan pelanggan.KEGIATAN PEMBELAJARAN

14 KEBUTUHAN PRAKTIS KEBUTUHAN EMOSIONAL KEBUTUHAN FISIK
PELANGGANKEBUTUHANEMOSIONALKEBUTUHANFISIK

15 Harapan Pelanggan Pelanggan Internal Pelanggan Eksternal
- Kebersamaan & Kerja sama- Kualitas pelayanan Yg baik- Imbalan- Informasi yg jujur & benar- Kualitas KerjaKemudahan dlm memperolehjasaStruktur, sistem & prosedurkerja yang efisien- Pelayanan Purna Jual/perawatan- Mendapat harga yg layak

16 Pelanggan merasa mendapatkan value dari pemasokatau penjual
KEPUASANPELANGGANPelanggan sebagai persepsi terhadap produk/jasa yg telah memenuhi harapanPelanggan merasa mendapatkan value dari pemasokatau penjualPelanggan akan berbagi kepuasan rasa dengan penjual dan dengan pelnggan lain.

17 PENTINYA KEPUASAN PELANGGAN
Pelanggan penyebar promosi dari mulut ke mulut yg baikPelanggan siap bayar mahalBiaya pemasaran jauh lebih efektif

18 Fokus Kepada Pelanggan
Keterlibatan TotalPerbaikanBerkesinambunganTOTALQUALITYSERVICEDukungan SistematisPengukuran

19 Kerjasama dengan pelanggan
“Pelanggan adalah raja” yang harus diistimewakan, harus diberi prioritas (hak didahulukan), harus dilayani sebik-baiknya, agar supaya segala usaha yang dilakukan oleh kantor bisa tercapai melalui kerjasama yang baik dengan pelanggan.Ada 3 macam pelangganPelanggan PeroranganPelanggan KantoranPelanggan Kolektif

INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA

 INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA

v  Pengertian Inventarisasi Sarana dan Prasarana

Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku.
            Barang inventaris sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar.
            Tiap sekolah wajib menyelenggarakan inventarisasi barang milik negaara yang dikuasai/diurus oleh sekolah masing-masing secara teratur, tertib dan lengkap. Kepala sekolah melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya inventarisasi fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada di sekolahnya.

v  Tujuan Inventarisasi Sarana dan Prasarana

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

1.      Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.

2.      Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana sekolah.

3.      Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.

4.      Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.

Manfaat Inventarisasi

Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:

• Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
• Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
• Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

Dasar Hukum Inventarisasi

Hal-hal yang masih relevan pada PP Nomor. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, adalah hal yang mengatur tentang hak kepemilikan pengelolaan dan hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara. Dalam PP tersebut menyebutkan institusi dan pejabat penangnggung jawab atas kekayaan milik negara, yaitu:

• Pembina Umum (Penum): adalah presiden, yang secara fungsional dilakukan oleh menteri keuangan yang selanjutnya dilimpahkan kepada Direktur Jendral Moneter.
• Pembina Barang Inventarisasi(PBI):adalah menteri, yang secara fungsional dilakukan oleh pejabat eselon 1
• Penguasaan Barang Inventaris: Semua semua pejabat eselon I, dan Kakanwil (Pembantu penguasaan).
• Unit Pengurusan Barang (UPB): Kantor atau satuan kerja, dimana barang milik/kekayaan negara berada.
• Penanggungjawab Pengawas Barang Inventaris (PPBI): Kepala kantor(Kuasa materi/ barang).
• Unit Pengelola Barang (UPB): yaitu orang yang karena negara ditugasi menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang atas perintah Kuasa Barang. Pada umumnya bendahara material adalah penguasa gudang.

Langkah-Langkah Inventarisasi

1. Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)
2. Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
3. Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
4. Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
5. Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
6. Menyiapkan Daftar Kode Wilayah

v  Buku Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor Meliputi

a)      Buku Induk Barang Inventaris.

Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang

inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan megnenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor. Berikut contoh format buku induk barang inventaris :

b)     Buku Golongan Barang Inventaris.

Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris. Berikut contoh format buku golongan barang inventaris :

c)      Buku Catatan Barang Non Inventaris

Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor.

Barang-barang tidak habis pakai dicatat dalam buku Induk dan Golongan barang inventaris, sedangkan barang-barang habis pakai dicatat dalam Buku Catatan Barang Non inventaris. Berikut contoh format buku catatan barang non inventaris:

v  Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris.

Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun di dalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut maka bentuk lambang, sandi atau kode yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok dan atau jenis barang haruslah bersifat membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam mendapatkan kembali barang yang diinginkan.

Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau uraian kelompok/jenis barang adalah berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu, agar mudah diingat dan dikenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir nama yang harus dipergunakan untuk tempat mencatat jenis barang tertentu. Di samping itu pula, penyusunan angka nomor kode ini diusahakan agar memungkinkan dilakukan pengembangan, terutama oleh mereka yang secara langsung menangani pencatatan barang.

Untuk barang pada umumnya, nomor kode itu terdiri dari 7 (tujuh) buah angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, yang dipisahkan oleh sebuah tanda titik. Angka pertama dari susunan tiga di depan adalah untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan. Dua angka berikutnya yakni yang berada sebelum tanda titik, merupakan sandi pokok untuk kelompok barang menurut ketentuan di dalam masing-masing formulir. Sebagai contoh secara berturut-turut disebutkan sebagai berikut:

1.	Penggolongan Barang
	1.1.	Barang tidak bergerak.
	1.2.	Barang Bergerak.
	1.3.	Hewan/ternak.
	1.4.	Barang persedian.

1.1.

Barang tidak bergerak dibagi dalam 7 (tujuh) bidang :

								1.1.1.	Bidang tanah;
								1.1.2.	Bidang jalan dan jembatan;
								1.1.3.	Bidang bangunan air;
								1.1.4.	Bidang instalasi;
								1.1.5.	Bidang jaringan;
								1.1.6.	Bidang bangunan gedung;
								1.1.7.	Bidang monumen.

1.2.

Bidang bergerak dibagi dalam 12 (dua belas) bidang :

								1.2.1.	Bidang alat besar;
								1.2.2.	Bidang alat angkutan;
								1.2.3.	Bidang alat bengkel;
								1.2.4.	Bidang alat pertanian;
								1.2.5.	Bidang alat kantor dan rumah tangga;
								1.2.6.	Bidang alat studio;
								1.2.7.	Bidang alat kedokteran;
								1.2.8.	Bidang alat laboratorium;
								1.2.9.	Bidang buku-buku/perpustakaan;
								1.2.10.	Bidang barang kesenian/kebudayaan;
								1.2.11.	Bidang alat persenjataan;
								1.2.12.	Bidang Hewan/Ternak.

Bidang barang tersebut dibagi dalam kelompok-kelompok barang. Kelompok barang dibagi dalam sub kelompok barang, yang selanjutnya dibagi pula dalam sub-sub kelompok baran (jenis barang).

2.	Kode Barang
	Untuk menyusun pengkodean barang maka perlu dibuat tabel pengelompokan barang.

2.1.

Kode barang terdiri atas 9 (sembilan) angka yang susunannya sebagai berikut :

								1		2 3		4 5		6 7		8 9

Kotak pertama menunjukkan kode golongan barang. Kotak kedua dan ketiga menunjukkan kode barang. Kotak keempat dan kelima menunjukkan kode kelompok barang. Kotak keenam dan ketujuh menunjukkan lode sub kelompok barang. Kotak kedelapan dan kesembilan menunjukkan kode sub-sub kelompok barang/jenis barang.

			2.2.		Kode untuk golongan barang :
					Kode angka 1 untuk golongan barang tidak bergerak. Kode angka 2 untuk golongan barang bergerak. Kode angka 3 untuk golongan hewan/ternak. Kode angka 4 untuk golongan barang persedian.

			2.3.		Kode untuk bidang barang tidak bergerak :
					Kode angka 01 untuk bidang tanah. Kode angka 02 untuk bidang jalan dan jembatan. Kode angka 03 untuk bidang bangunan air. Kode angka 04 untuk bidang instalasi. Kode angka 05 untuk bidang jaringan. Kode angka 06 untuk bidang bangunan gedung. Kode angka 07 untuk bidang monumen.

			2.4.		Kode untuk bidang barang bergerak :
					Kode angka 01 untuk bidang alat besar. Kode angka 02 untuk bidang alat angkutan. Kode angka 03 untuk bidang alat bengkel. Kode angka 04 untuk bidang alat pertanian. Kode angka 05 untuk bidang alat kantor dan rumah tangga. Kode angka 06 untuk bidang alat studio. Kode angka 07 untuk bidang alat kedokteran. Kode angka 08 untuk bidang alat laboratorium. Kode angka 09 untuk bidang buku-buku/perpustakaan. Kode angka 10 untuk bidang barang bercorak kesenian/kebudayaan. Kode angka 11 untuk bidang alat persenjataan. Kode angka 12 untuk bidang hewan/ternak.

			2.5.		Kode untuk kelompok barang :
					Kode untuk kelompok barang adalah antara 01 s/d 99 tergantung daripada banyaknya kelompok barang dalam bidang tertentu. Contoh kelompok barang yang termasuk didalam bidang tanah, misalnya 01 tanah persil; 02 tanah non persil;

			2.6.		Kode untuk sub kelompok barang :
					Kode untuk sub kelompok barang adalah antara 01 s/d 99 tergantung daripada jumlah sub kelompok barang yang ada dalam kelompok barang tertentu. Contoh kelompok barang yang termasuk dalam tanah persil, misalnya: 01 tanah persil perumahan; 02 tanah persil perdagangan/perusahaan; 03 tanah persil industri.

			2.7.		Kode untuk sub-sub kelompok barang :
					Kode untuk sub-sub kelompok barang adalah antara 01 s/d 99 tergantung daripada jumlah sub-sub kelompok barang yang ada dalam sub kelompok barang tertentu. Contoh sub-sub kelompok barang yang termasuk dalam sub kelompok tanah persil perumahan, misalnya: 01 tanah persil perumahan kelas I. 02 tanah persil perumahan kelas II. 03 tanah persil perumahan kelas III. 04 tanah persil perumahan kelas IV.

v  Perencanaan Invetarisasi Kantor Yang Terdiri Dari :

a.      Perencanaan Barang Inventaris.

Vincent Gasperz dalam bukunya Production Planning and Inventory Control (2008:177) memaparkan bahwa:

Perencanaan kebutuhan material adalah metode penjadwalan untuk permintaan perencanaan persediaan (purchased planned orders) dan permintaan perencanaan produksi (manufactured planned orders). Hal ini berkaitan dengan ketersediaan kapasitas dan keseimbangan menggunakan perencanaan kebutuhan kapasitas (capacity reqirements planning). Tujuan dari perencanaan kebutuhan akan barang adalah untuk memperoleh material yang tepat, dari sumber yang tepat, untuk penempatan yang tepat, pada waktu yang tepat. Sistem perencanaan kebutuhan barang mengidentifikasi item apa yang harus dipesan, berapa banyak kuantitas item yang harus dipesan,dan bilamana waktu memesan item itu.

Sementara itu, faktor-faktor perencanaan kebutuhan meliputi :

a.       Planning Horizon, dipahami sebagai perencanaan secara umum atau keseluruhah dari kebutuhan barang pada instansi terkait.

b.      Length of Buckets, panjangnya batas penggunaan barang tergantung dengan lingkungan dari instansi terkait. Lingkungan instansi yang sangat dinamik dengan frekuensi perencanaan ulang.

c.       Frekuensi Perencanaan Ulang, hal ini tergantung dengan lingkungan dan ukuran dari waktu optimal penggunaan 21 barang (time bucket) yang dipilih. Lingkungan dinamik, yang mana perubahan sering terjadi atau proses dalam organisasi atau instansi.

b.       Perencanaan dan Pengendalian System Distribusi Inventori.

             Sistem manajemen distribusi inventori dapat diklasifikasi sebagai sistem tarik (pull system) dan sistem dorong (push system) yang dijabarkan sebagai berikut (Adrian Sutedi, 2010:291) :

            a) Sistem Tarik Terdesentralisasi (Decentralized Pull System)

                        Prinsip dasar dari sistem tarik (pull system) dalam perencanaan dan pengendalian sistem distribusi inventori adalah bahwa setiap distribusi mengelola inventori yang dimilikinya menggunakan metode pengendalian inventori konvensional. Setiap pusat distribusi pada tingkat lebih rendah menghitung kebutuhannya kemudian memesan dari pusat distribusi pada tingkat lebih tinggi.

                 Terdapat beberapa keuntungan dari sistem tarik desentralisasi, antara lain: dapat beroperasi secara mandiri dan ongkos proses data dan komunikasi rendah. Meskipun demikian, sistem ini juga memiliki beberapa poin kelemahan dengan uraian sebagai berikut:

1.      Pesanan dilakukan langsung kepada pusat central warehouse tanpa sepengetahuan warehouse lainnya.

2.       Warehouse pemesan biasanya tidak mengetahui rencanarencana pengiriman yang mungkin mencakup kombinasi pengiriman ke dua atau lebih warehouse atau penggunaan ukuran alat transportasi yang berbeda.

3.      Pesanan diajukan tanpa memperhatikan inventori yang tersedia, jadwal produksi, dan kejadian yang tidak teratur.

4.      Pengendalian terhadap kuantitas pengiriman lebih banyak dilakukan pda central warehouse.

5.      Tingkat stok pengaman dalam sistem distribusi lebih banyak daripada bila menggunakan push system.

6.      Kurang koordinasi antara stocking points dan ketiadaan data perencanaan untuk  pusat distribusi yang lebih tinggi untuk mengantisipasi pesanan-pesanan yang akan dating secara tepat.

                 b) Sistem Dorong Terdesentralisasi (decentralization Push System) Sistem dorong (push system)

                      melakukan pengendalian terpusat dari jaringan distribusi dengan menggunakan data yang diperoleh dari field stocking points. Sistem dorong mempertimbangkan kebutuhan total yang diproyeksikan dari semua warehouse, inventori yang tersedia pada regional warehouse, inventori dalam pengangkutan, dan menentukan kuantitas yang tersedia pada tiap warehouse. Sistem distribusi ini membutuhkan peramalan pada tiap unit barang yang dibutuhkan. Dengan kata lain, item yang masuk dalam independent demand harus diramalkan.

c.       Klasifikasi Barang Inventaris.

Pada dasarnya penggolongan atas barang-barang dalam organisasi tergantung pada jenis usaha dan kegiatan operasional organisasi tersebut. “setiap organisasi memiliki kebebasan melakukan pengelompokan atas barang-barang yang dimilikinya, tetapi tetap berpedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan, pengawasan dan keselamatan dan keamanan logistik” (Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto, 2009:65). Pada dasarnya barang-barang perbekalan yang dilakukan inventarisasi terdiri dari 2 jenis yaitu The Liang Gie dalam Donald J. Bowersox (2009: 120):

1.      Barang Habis Pakai

Barang habis pakai adalah barang berwujud, yang biasanya habis dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun. Contoh barang habis pakai ini antara lain kertas, tinta, kapur tulis, gula, sabun, dan semacamnya. 

2.      Barang Tetap

Barang tetap adalah barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun. Barang ini bisa bertahan lama dengan banyak sekali pemakaian ataupun umur ekonomisnya utnuk pemakaian normal adalah satu tahun atau lebih. Contoh barang tahan lama ini antara lain, meja, kursi, papan tulis, dan semacamnya.

d.      Tekhnik Inventarisasi.

Inventarisasi barang habis pakai menggunakan sistem kartu barang ditujukan pada upaya pemantauan persediaan barang, penggunaan barang, dan upaya menjaga kontinuitas kerja setiap unit kerja dalam lingkup organisasi. Beberapa ketentuan inventarisasi barang habis pakai adalah sebagai berikut (Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto,2009:70) :

a.       Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang.

b.      Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan dirutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang.

c.       Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena adanya masukan barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya dicatat.

d.       Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang saat itu.

e.       Untuk unit pemakai barang, setiap ada pemasukan barang harus disertai bukti penerimaan barang yang berupa bon pengeluaran barang atau surat penyerahan barang atau bon gudang. Sementara untuk setiap terjadi pengeluaran barang harus dicatat tanggal pengeluaran, jumlah barang yang dikeluarkan, dan penggunaan barang, serta jumlah sisa barang.

f.       Pada unit penggudangan dan atau distribusi setiap ada pemasukan barang harus disertai bukti pemasukan barang yang berupa kuitansi, nota, surat pengantar barang, tanda terima, ataupun berita acara penyerahan/ serah terima barang. Sementara untuk pengeluaran barang, harus juga disertai bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat penyerahan barang atau bon gudang. Disamping itu, harus dicatat tanggal pengeluaran barang, unit pemakai barang, jumlah barang yang dikeluarkan, dan jumlah sisa barang setelah terjadi pengeluaran barang.

g.      Bukti pemasukan barang maupun bukti pengeluaran barang harus diberi nomor kode bukti yang diurutkan berdasarkan urutan kronologis transaksi maupun pengeluaran barang guna mempermudah untuk pengecekan barang.

h.      Bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat yang khusus berisi bukti penerimaan logistik.

i.        Bukti pengeluaran barang disimpan khusus dalam satu tempat yang khusus berisi bukti pengeluaran barang.