MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Materi Semester Gasal Kelas XII

Ruang Lingkup Protokol :

-         Definisi Protokol

-         Azas Keprotokolan

-         Tujuan Protokol

-         Peran Keprotokolan

-         Unsur Protokol

-         Tugas dan Fungsi Protokol

-         Syarat Petugas Protokol

-         Sumber Protokol

-         Aturan Keprotokolan

-         Ruang Lingkup Tugas Protokol

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1.      Azas kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2.      Azas ketertiban dan kepastian hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.

3.      Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.

4.      Azas timbal balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

     5.    Azas Keagamaan

           

    

TUJUAN KEPROTOKOLAN

-         Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

-         Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

-         Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai

-         Membuat kegiatan lebih berkesan

-         Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat

-         Membuat kegiatan lebih menarik

PERAN KEPROTOKOLAN

-         Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

-         Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta aman.

-         Penentu keberhasilan suatu acara

-         Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

-         Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN

-         Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

-         Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

-         Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

-         Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler

2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan

3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler

4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya

5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.

6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

FUNGSI PROTOKOL

1. Fungsi Perencanaan

     Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2. Fungsi Pengorganisasian

     Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara

3. Fungsi Penggerakan

     Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.

4. Fungsi Pengawasan

     Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5. Fungsi Pengkkordinasian

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

     Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS PROTOKOL

-          Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung dengan pihak lain. -          Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya sudah disediakan teks secara terstruktur

-          Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan -          Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

-          Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik

-          Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain

-          Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau perusahaan

-          Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima pesan.

-          Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi lebih maju.

 

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

            Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain lain

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik

6. Mampu berpenampilan yang baik

7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 

ATURAN PROTOKOL

          Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat

1. Peraturan tentang Keprotokolan

     a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

     b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

     c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara     dan tata penghormatan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

     a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

     b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

     c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

     d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

     e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

     f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

     g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

     h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

     i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

     j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah

     k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

     l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga resmi.

 

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

-          Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

-          Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

-          Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

-          Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

-          Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

-          Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

-          Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

-          Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

-          Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya audiensi

 

Pengertian Inventarisasi

 

Menurut Sri Minarti (2011:263) di dalam buku Manajemen Sekolah (Mengelola Lembaga Pendidikan Secara Mandiri) investarisasi berasal dari kata “investaris” (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Penatausahaan barang milik organisasi disebut invetirasasi. Inventaris menunjuk pada barang yang secara resmi menjadi milik organisasi. Sementara inventarisasi merupakan perhitungan, pencatatan, penggolongan, pengklasifikasian, pengodean terhadap barang yang dimuat dalamu suatu daftar. Selain itu menurut PP No. 27 Tahun 2014, inventarisasi merupakan kegiatan untuk melakukan proses pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan barang milik Negara atau daerah. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan, pencatatan dalam daftar, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik Negara atau daerah serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekayaan yang berupa barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak. Kegiatan pencatatan sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisasi, sedangkan barang sebagai objek yang dicatat yang berupa benda tahan lama disebut barang inventaris.

 

Pada umumnya aset atau saran dan prasarana kebanyakan berupa alat atau perabotan yang digunakan oleh organisasi dalam menunjang kegiatan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Namun apakah pengelolaan sarana dan prasarana organisai sudah dilakukan dengan baik? Pertanyaan ini kebanyakan akan dijawab sudah baik, karena jika ternyata fakta di lapangan terjadi sebaliknya mereka akan menghindar dan melepas tanggung jawabnya. Artinya masih banyak sekali kasus hilangnya barang-barang milik/kekayaan organisasi baik swasta maupun pemerintah yang sulit di lacak keberadaannya. Mengapa terjadi demikian?

 

Terhadap pertanyaan di atas secara umum boleh dikatakan karena masih lemahnya pengelolaan atau pengadministrasian dan penata usahaan barang milik/kekayaan organisasi. Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi perlu mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh. Karena apabila tidak dilakukan dengan sungguh-sungguh sangat merugikan organisasi.

 

Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi layaknya disebut inventarisasi. Inventaris menunjuk pada barang/benda yang secara resmi menjadi milik organisasi. Sedangkan inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan, pencatatan, penggolongan, pengklasifikasian, pengkodean, terhadap barang/sarana prasarana yang dimuat dalam suatu daftar. Karena itu Inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan dalam daftar, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data kekayaan negara baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak. Kegiatan pencatatan sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisai, sedangkan barang sebagai obyek yang dicatat yang berupa benda/barang tahan lama disebut barang inventaris.

 

Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum

Tujuan Inventarisasi.

 

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu instansi. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.
2. Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana.
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi dalam bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu organisasi.

 

Manfaat Inventarisasi

Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:

• Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
• Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
• Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
• Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

 

Hal-hal yang masih relevan pada PP Nomor. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, adalah hal yang mengatur tentang hak kepemilikan pengelolaan dan hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara. Dalam PP tersebut menyebutkan institusi dan pejabat penangnggung jawab atas kekayaan milik negara, yaitu:

• Pembina Umum (Penum): adalah presiden, yang secara fungsional dilakukan oleh menteri keuangan yang selanjutnya dilimpahkan kepada Direktur Jendral Moneter.
• Pembina Barang Inventarisasi(PBI):adalah menteri, yang secara fungsional dilakukan oleh pejabat eselon 1
• Penguasaan Barang Inventaris: Semua semua pejabat eselon I, dan Kakanwil (Pembantu penguasaan).
• Unit Pengurusan Barang (UPB): Kantor atau satuan kerja, dimana barang milik/kekayaan negara berada.
• Penanggungjawab Pengawas Barang Inventaris (PPBI): Kepala kantor(Kuasa materi/ barang).
• Unit Pengelola Barang (UPB): yaitu orang yang karena negara ditugasi menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang atas perintah Kuasa Barang. Pada umumnya bendahara material adalah penguasa gudang.

 

 

Langkah-Langkah Inventarisasi

1. Menyiapkan Lembar Hasil Opname Barang Inventaris (LHOPBI)
2. Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
3. Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
4. Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
5. Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
6. Menyiapkan Daftar Kode Wilayah.

 

Materi Penerimaan dan Pendistribusian Sarana dan Prasarana

 

Materi Penerimaan dan Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Pengertian Penerimaan Sarana Kantor

Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima
2. Dokumentasi
3. Cara penanganan barang

1.      Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

• Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
• Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
• Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
• Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
• Kuantitas barang VS dokumen

2.      Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

• Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
• Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
• Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.      Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

·         Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya

·         Gunakan peralatan yang sesuai

·         Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen sebagai berikut :

1.      Bukti penerimaan barang

2.      Laporan penerimaan baran (receiving report).

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Departemen Pengolah Data.

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi.Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian.

Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang. Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :

• Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.
• Lembar ke 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan diarsipkan urut dokumen.

Prosedur Penerimaan Barang.

Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer

Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1.      Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2.      Menerima barang yang rusak.

3.      Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Penerimaan dan Penyimpanan.

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

-       Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

-       Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

-       Pencurian Barang.

Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :

a.         Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.

b.         Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Contoh :

Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus  mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

Dibawah ini adalah contoh kartu gudang :

Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.

2.      Pendistribusian sarana dan prasarana kantor.

Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :

a. Penyusunan alokasi barang;

b. Pengiriman barang;

c. Penyerahan barang.

Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1). Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       penerimaan barang

b.      waktu penyerahan barang

c.       jenis barang

d.      jumlah barang

e.       kegunaan/ keperluan barang

.   

2). Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       cara pengiriman

b.      pengemasan

c.       pemuatan

d.      pengangkutan

e.       pembongkaran

3). Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian – bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi

Tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket). Metode pengiriman yang digunakan, departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang. Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

Keterangan:

1.      Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang(BPPBG)

2.      Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG

3.      Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.

4.      Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan

5.      Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nomor.

Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya sbb:

·         Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan barangnya dari gudang .

·         Departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip pengepakan yang telah diterima sebelumnya.

·         Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan lengkap.

·          Setelah komputer menerima input data pengiriman, baru menjalankan program edit data dan pencetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan rile pengiriman. Prosedur ini akan memutakhirkan file kuantitas dalam file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah surat muat dan seluruhnya diserahkan kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggung jawab terhadapa barang yang ada dalam proses pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok atau pelanggan) yang harus membayar biaya pengiriman.

Departemen pengiriman. Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan mendistribusikannya sbb:

1.      Lembar ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan.

2.      Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman

3.      Lembar ke-3 beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli

4.      Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang.

TUGAS !!!

Studi kasus !!

Masalah Distribusi Bikin Harga Beras Naik

Liputan6.com, Jakarta - Harga beras kembali naik di pasar lantaran didorong ada masalah di sektor distribusi. Satgas Pangan Polri pun terus memantau fenomena kenaikan harga beras.

"Sampai ada beberapa (masalah distribusi) memang ya," Kepala Satgas Pangan Polri, Irjen Setyo Wasisto di Bareskrim Polri, Gambir, Jakarta Pusat, Selasa (9/1/2018).

Setyo menuturkan, masalah lain yang memicu kenaikan harga beras yaitu ada kasus beras oplosan di Kalimantan Selatan (Kalsel). Dari hasil penyidikan, polisi mengamankan 18 ribu kilogram beras yang diduga hasil oplosan. Rencananya beras tersebut akan diedarkan di Surabaya, Jawa Timur.

"Salah satunya yang di Kalsel di mana beras bulog yang diganti karungnya kemudian akan dijual ke luar pulau. Sepanjang itu melanggar pidana itu akan kita tindak," ucap Setyo.

"Tapi ini adalah bisa mempengaruhi psikologi pasar," tambah dia.

Setyo mengatakan sampai saat ini pihaknya bersama pemangku kepentingan terkait terus memantau fenomena kenaikan harga beras ini. Tak hanya itu, sambung dia, operasi pasar juga akan dilakukan.

"Sekarang sedang kami lakukan operasi pasar. Maksudnya untuk meredam, menekan harga, jangan sampai bergerak sampai terlalu tinggi, inikan teori ekonomi dengan bannyaknya supply diharapnya harga yang turun," ujar Setyo.

Pertanyaan :

Berdasarkan kasus di atas, mengapa proses pendistribusian dapat mengakibatkan kenaikan pada harga  beras ? Solusi apa yang akan diberikan agar proses pendistribusian dapat berjalan dengan lancar dan harga beras tidak naik ? Jelaskan !!!

Jawaban dikirim kan via email sznurfahmi@gmail.com paling lambat 11 September 2020 pukul 11.00.