1. Pengertian pemanfaatan Sarana dan prasarana
Menurut kamus besar bahasa indonesia, pemakainan atau pemanfaatan diartikan sebagai aktivitas atau pembuatan pemakai. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pemakaian atau pemanfaatan adalah kegiatan memakai suatu barang atau produk untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada era modern serta globalisasi ini, tentu sudah banyak perusahaan yang memiliki sarana dan prasarana kantor yang lengkap, sehingga sangat menunjang proses produksi dalam suatu perusahaan. Akan tetapi, tidak sedikit yang berpendapat bahwa tingkat kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana tidak dapat dipertahankan secara terus temerus. Sementara itu, ketersediaan sarana dan prasarana seringkali tidak secepat yang diharapkan. Oleh karena itu, diupayakan pengelolaan pemakaian dan pemanfaatan sarana dan prasaran secara baik, agar kualitas dan kuantitas sarana prasarana dapat dipertahankan dalam waktu yang relatif lebih lama.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam hal pemakain serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor agar mendukung proses produktivitas dalam sebuah perusahaan, yaitu sebagai berikut :
a. Kesesuaian antara alat dengan tujuan perusahaan
b. Tersedianya sarana dan prasarana penunjang
c. Tujuan yang akan dicapai
d. Jenis produk perusahaan
2. Prinsip Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor
Terdapat dua prinsip pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut :
a. Prinsip Efisiensi : prinsip efisiensi berarti dan semua pemakaian sarana dan prasarana kantor harus dilakukan secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.
b. Prinsip Efektivitas : prinsip efektivitas berarti semua pemakaian sarana dan prasarana kantor di sebuah perusahaan harus ditujukan semata mata dalam memperlancar pencapaian tujuan perusahaan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Pada perkantoran modern, administrasi sarana dan prasarana memegang teguh prinsip efisiensi dan evektifitas dengan maksud untuk menghindari adanya pemborosan. Pemborosan terjadi karena dua faktor, yaitu sebagai berikut.
- Sikap mental boros dapat terjadi karena ketidak pedulian pada berfungsinya alat atau barang yang digunakan pegawai.
- Kurangnya keterampilan pemborosan sarana dan prasarana diakibatkan oleh kurangnya keterampilan dalm menyelesaikan tugas. Adapun dalam melaksanakan tugasnya, para pegawai sering melakukan kesalahan.
Berdasarkan aspek pemanfaatanya, barang yang menjadi sarana dan prasarana kantor dibedakan menjadi dua yaitu :
- Barang habis pakai
- Barang tidak habis pakai
3. Petunujuk Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor
a. Melaksanakan pengawasan dan pembinaan secara terus-temerus terhadap kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor oleh personel perusahaan
b. Melatih semua personel perusahaan untuk mengoprasikan dan merawat sarana dan prasarana kantor sesuai dengan petunjuk teknis yang telah disesuaikan
c. Memotivasi semua personel yang telah dilatih agar selalu menggunakan sarana dan prasarana kantor berdasarkan petunjuk teknis yang telah disediakan.
d. Mengingatkan bagian pengadaan agar tidak lupa meminta petunjuk teknis pemakaian kepada toko ataupun penjual ketika membeli peralatan dalam perkantoran.
e. Mengkaji dan memahami semua isi petunjuk teknis pemanfaatan serta mendeskripsikan kembali dalam bentuk yang sekiranya lebih mudah dipahami semua pihak yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor tersebut.
f. Menyampaikan isi petunjuk yang telah di deskripsikan kepada semua pihak atau personel perusahaan yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor.
4. Pengaturan kegiatan pemakaian serta pemanfaatan sarana dan prasaran kantor
Sistem pengaturan yang digunakan sebelum alat-alat kantor dapat dioperasikan disebut dengan istilah pengaturan awal. Kegiatan pengaturan awal terdiri atas beberapa langkah yaitu :
a. Memberikan identitas pada alat, yaitu nomor inventaris dengan kode tertentu untuk jenis tertentu.
b. Pencatatan alat kedalam buku inventaris
c. Penempatan alat kedalam ruang atu lemari yang sudah diberikan kode tertentu.
Berkaitan dengan pengaturan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu sebagai berikut :
- Alat alat langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti mesin kantor, perabot kantor, dan alat komunikasi kantor.
- Alat alat tidak langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti bangunan perusahaan, meja, kursi, dan kamar kecil.
5. Pemanfaatan saran dan prasana kantor
a. Banyaknya sarana dan prasarana
b. Banyaknya ruangan dalam suatu perusahaan
c. Banyaknya personel dalam suatu perusahaan
Adanya penggunaan asas sentralisasi dan desentralisasi maka pengaturan pemanfaatan sarana dan prasaran kantor dapat dilaksanakan dengan beberapa tatanan yaitu :
a. Sarana dan prasarana untuk kegiatan produktivitas tertentu
b. Sarana dan prasaran untuk menunjang beberapa kegiatan sekaligus
Pengaturan sarana dan prasaran diantaranya :
- Sarana dan prasarana digunakan secara bergantian
- Sarana dan prasaran disimpan dalam ruangan tertentu. Personel perusahaan yang memiliki kepentingan atas alat tertentuk akan datang keruangan tempat alat tersebut disimpan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memanfaatkan sarana dan prasarana kantor yaitu sebagai berikut :
1) Hendaknya kegitan kegiatan pokok perusahaan merupakan prioritas utama dalam memanfaatkan saran dan prasarana kantor.
2) Waktu dan jadwal pemanfaatan hendak dilakukan dengan melihat kalender produksi suatu perusahaan.
3) Penugasan atau penunjukan personel sesuai keahlian pada bidangnya agar pemanfaatan sarana dan prasarana tidak cepat rusak.
6. Praktik pemanfaatan sarana dan prasarana kantor
Ada beberapa pemanfaatan sarana prasarana di kantor, yaitu meliputi pemanfaatan peralatan atau perlengkapan kantor (ATK), pemanfaatan mesin mesin kantor, pemanfaatan perabot kantor dan pemanfaatan alat komunikasi kantor.
a. Pemanfaatan perlengkapan kantor atau alat tulis kantor
b. Pemanfaatan mesin-mesin kantor
c. Pemanfaatan perabot kantor
d. Pemangaatan alat komunikasi kantor.
